Pourquoi remplacer vos fichiers Excel par un ERP ?
La gestion courante est encore dans de nombreuses entreprises gérée à l’aide de fichiers Excel.
Souples et puissants, les tableurs Excel ont fait légion dans le monde de la petite entreprise durant de longues années et sont encore bien ancrés.
Une alternative existe cependant et remplace peu-à-peu, mais de manière certaine, l’utilisation des fichiers Excel… Il s’agit du logiciel de gestion intégré ou ERP.
Qu'est ce qu'un ERP ?
L’ERP est un véritable outil de pilotage d’entreprise visant à fédérer les collaborateurs d’une entreprise autour d’une interface et d’un référentiel unique ; ainsi toutes les informations nécessaires sont concentrées au même endroit et accessibles par tous.
Au-delà de la centralisation de l’information, l’unicité des données est un point majeur. Par exemple, le prix d’une référence mis à jour par un utilisateur lors du passage d’une commande d’achats impactera de fait la valorisation des devis postérieurs réalisés à l’aide de cette même référence. Il s’agit d’un cas parmi tant d’autres…
Les données sont plus fiables puisqu’elles sont validées directement à la source, et sans ressaisies. Il y a donc moins d’erreurs, moins de pertes d’informations et donc plus d’efficacité.
L’aspect « centralisation de données » est un également point décisif, toutes les données et les fonctions utiles sont disponibles au sein d’un seul et même outil, ce qui n’est pas le cas de l’utilisation de fichiers Excel, plusieurs fichiers sont généralement nécessaires pour pallier aux différents besoins de gestion d’une entreprise.
Pourquoi choisir un ERP ?
L’utilisation d’un ERP permet de limiter significativement le nombre de ressaisies, et par corrélation le nombres d’erreurs potentiellement associées. Un ERP possède généralement un système de contrôle (message d’avertissement, confirmation de suppression…) destiné à éviter les erreurs, comme des suppressions accidentelles ou la saisie de doublons.
Les fonctionnalités de statistiques et tableaux de bord incluses dans la majorité des ERP facilitent la visualisation de l’évolution de votre chiffre d’affaires ou de vos projets les plus rentables. Plus besoin d’attendre votre bilan comptable, pour connaître ces informations ! En quelques clics vous accédez aux chiffres clés qui vous permettront de piloter au mieux votre activité.
La plupart des ERP possèdent des fonctionnalités de filtrage des données vous permettant de retrouver l’information que vous cherchez, en quelques clics seulement. Vous économisez ainsi un temps précieux lors de vos recherches.
L’ERP joue le rôle d’accélérateur de développement, puisqu’il permet d’accroître la performance globale de l’entreprise. (ROI)
Pourquoi préférer un ERP aux fichiers Excel ?
À première vue le logiciel Excel comporte de nombreux avantages. Utilisé encore à l’heure actuelle par de nombreuses entreprises, Excel est facile à prendre en main et demande peu d’investissement initial.
Les collaborateurs peuvent effectuer des calculs complexes, réaliser des macros et modifier leurs fichiers. Avec Excel, vous pouvez créer, partager et supprimer une information assez simplement.
Mais comme vous vous en doutez, cet outil dispose de également de nombreux inconvénients.
Voici, quelques pistes de réflexions :
- Le partage des documents Excel assure-t-il un bon historique ?
- Les données sont-elles mises à jour en temps réel ?
- Est-ce que mes collaborateurs sont performants ? Ou peut-on optimiser certaines tâches grâce à l’automatisation proposée par un ERP ?
- En choisissant Excel comme outil au démarrage, vous pensez économiser du temps et de l’argent, mais qu’en est-il sur le long terme ? Quelle perspective d’évolution ?
- Est-ce qu’un ERP facilite le travail en collaboration ?
- En matière de sécurisation des données, dois-je choisir Excel ou un ERP ?
En effet, arrivé à un certain stade, il est intéressant pour une entreprise d’investir dans un nouvel outil plus efficace, un ERP.
Meilleur traitement de l’information avec l’ERP
L’ERP offre une interface unique pour tous les collaborateurs. Il n’y a pas de pertes d’informations, toutes les données sont concentrées au sein d’un même outil, ce qui évite également les doublons. La collaboration et le partage d’informations sont bien plus propices lorsqu’un outil comme l’ERP est mis en place.
Comme toutes les informations sont référencées au même endroit, il est bien plus facile d’accéder à un document, de partager un fichier ou de travailler à plusieurs sur un projet. L’ERP est un véritable outil de collaboration puisqu’il contribue à la fois à faciliter la communication interne et externe, mais également à coordonner les équipes entre elles.
De plus, l’ERP assure un bon historique de l’information ; c’est-à-dire que si une personne effectue une modification sur un fichier, celle-ci sera automatiquement enregistrée et visible par les autres utilisateurs.
L’outil de pilotage ERP réduit les erreurs
Comme vous le savez, l’outil Excel demande de nombreuses saisies manuelles pour entrer des formules et des données. Ces tâches sont parfois répétitives et peuvent faire l’objet d’erreurs.
De plus, les informations enregistrées peuvent venir de diverses sources ce qui peut augmenter considérablement le nombre de doublons et avoir des répercussions sur les autres services de l’entreprise (réalisation de devis, inventaire, achats, commandes…).
Il est aussi important d’ajouter que les erreurs peuvent être détectées tardivement puisqu’il n’y a pas de système d’automatisation. Il faut attendre qu’une personne se rende compte de l’anomalie pour refaire les calculs, ce qui peut prendre du temps.
Ainsi, l’utilisation d’Excel induit une perte d’efficacité due aux tâches répétitives et aux erreurs demandant des corrections.
Comme dit plus haut, l’ERP est un outil plus fiable pour le traitement des informations.
Grâce à un système de collecte des données, les informations seront mises à jour continuellement ce qui réduit de manière importante les erreurs et améliore la qualité de l’information.
Contrairement aux fichiers Excel, un ERP est automatisé. Vous disposez des données en temps réel, d’informations de qualité et des dernières modifications, afin de répondre aux besoins du marché au jour le jour.
L’automatisation de nombreuses tâches comme la réalisation de devis fera gagner un temps précieux aux collaborateurs et améliorera la performance de l’entreprise.
Avec un ERP exploitez les données
L’un des avantages de l’utilisation d’un ERP est qu’il vous permet de centraliser toutes vos informations au sein d’un même outil.
Au-delà de l’aspect pratique et simple, cet outil de pilotage vous permet de connaître l’état financier de votre entreprise grâce à la collecte d’informations au sein des différents services.
En effet, le système d’automatisation de l’ERP met à jour les flux en temps réel et offre la possibilité de mesurer l’efficacité des activités et la performance des collaborateurs.
Grâce aux Dashboards mis à disposition, vous pourrez mesurer quels sont les contrats ou les projets qui contribuent à votre croissance ou au contraire ceux qui vous font perdre de l’argent. Ces indicateurs vous permettront de prendre du recul et de mesurer les risques lors de prises de décisions.
L’ERP est un outil qui offrira de multiples possibilités pour améliorer votre rentabilité et suivre votre développement sur le long terme.
Toutes ces informations seront disponibles en instantané, contrairement à Excel où il vous sera demandé de réaliser certains calculs manuellement en amont.
Choisir un ERP parce que…
L’ERP vous offre une situation bien plus confortable. Même si Excel comporte quelques avantages, aujourd’hui l’ERP demeure l’un des meilleurs outils pour prendre en mains la croissance de votre entreprise.
Certes c’est un outil demandant un investissement financier, mais il sera vite rentabilisé en vous offrant une meilleure efficacité, une meilleure fiabilité et une grande performance.
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Février 2020
Choisir un ERP parce que…
L’ERP vous offre une situation bien plus confortable. Même si Excel comporte quelques avantages, aujourd’hui l’ERP demeure l’un des meilleurs outils pour prendre en mains la croissance de votre entreprise.
Certes c’est un outil demandant un investissement financier, mais il sera vite rentabilisé en vous offrant une meilleure efficacité, une meilleure fiabilité et une grande performance.