4 critères fondamentaux pour bien choisir son logiciel de facturation
Un logiciel de facturation est un outil en ligne ou téléchargeable sur votre ordinateur qui vous permet d’effectuer en quelques clics la gestion commerciale de votre entreprise. Bien que ses fonctionnalités puissent être multiples, son utilisation la plus populaire correspond à la création et la modification des devis et factures clients, ainsi qu’au calcul de la TVA.
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises choisissent de se tourner vers les logiciels de facturation poussées par les évolutions réglementaires présentes et à venir. C’est pourquoi nous avons décidé de vous divulguer quelques conseils afin de vous aider à choisir LE logiciel qui vous correspondra (en fonction du profil de votre entreprise et de vos besoins).
1. Évaluer les besoins de votre entreprise.
Pour ce faire, il vous faudra vous poser quelques questions simples :
- Combien d’utilisateurs vont utiliser le logiciel ?
- Quelles fonctionnalités m’importent les plus ?
- Quelles fonctionnalités sont indispensables au bon fonctionnement de mon activité ?
- Sur quel support dois-je pouvoir utiliser le logiciel ? (pc, smartphone, …)
- Ai-je la nécessité d’utiliser le logiciel à distance (cas du télétravail par exemple).
- Avec quels autres outils mon futur logiciel de facturation devra t-il être compatible ? (Comptable, CAO-DAO, …)
- Quel est mon budget maximum ?
2. Eviter les logiciels non dédiés à votre secteur d'activité
Selon vos besoins et votre secteur d’activité, les logiciels de facturation peuvent apporter des fonctionnalités avancées pour automatiser vos tâches et faciliter votre travail comptable. Par exemple, si votre secteur est celui du BTP, alors il peut s’agir de tâches telles que : les réponses aux appels d’offres, la réalisation de documentation commerciale officielle (devis/factures/contrats), ou bien encore le calcul des taux de TVA, l’application d’acomptes, le compte prorata, etc.
Si vous évoluez dans le secteur de l’industrie, la notion de gammes et nomenclatures ou de produits fabriqués seront essentiels…
Pour ne plus avoir l’ombre d’un doute, vous pouvez toujours demander une démonstration du logiciel qui vous intéresse, ou bien demander à être mis en relation avec d’autres entreprises utilisatrices de cet outil, faisant partie du même secteur que le vôtre. Ainsi vous pourrez recueillir des avis clients, et vous donner une idée de la compatibilité du logiciel avec la typologie de votre activité. L’important est que le logiciel soit adapté à votre secteur d’activité.
3. Vérifier la conformité du logiciel : est-il accrédité par le fisc ?
La législation concernant la facturation des entreprises évolue en permanence. Pour autant, il est primordial de suivre le rythme de ces évolutions, sous peine de se voir appliquer de lourdes sanctions pénales. Heureusement, il existe des logiciels de facturation qui s’adaptent en temps réel à ces modifications législatives, afin de vous garantir la conformité de vos documents commerciaux, à tout moment.
En effet, vous n’aurez qu’à remplir les données relatives à votre client et à ses achats puisque toutes les mentions légales restantes seront automatiquement entrées. Il vous suffira alors de remplir quelques cases vides, et votre facture/devis/contrat sera prêt à expédier.
Les logiciels de facturation constituent ainsi une réponse aux obligations légales, et notamment à celles relatives à la facturation électronique, qui deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises dés 2024. Effectivement, certains logiciels de facturation vous permettent de créer vos factures de vente directement sous format numérique, afin de les envoyer par lots sur Chorus Pro ou sur le Portail Public de Facturation (PPF).
A savoir que dans certains cas, l’emploi de cet outil est rendu tacitement obligatoire. Toutefois, prenez garde, tous les logiciels ne sont pas conformes aux lois applicables, il faut donc préalablement vérifier qu’il soit entièrement accrédité par les autorités fiscales.
4. Se renseigner sur l'éditeur et les services qu’il propose.
Il est généralement préférable de s’adresser directement à un éditeur intégrateur de logiciels plutôt qu’à un revendeur, afin de bénéficier d’un accompagnement complet dans votre démarche (gestion de la mise en œuvre du logiciel, intégration, paramétrage, personnalisation, formations, mise à disposition de tutos et autres outils complémentaires, suivi illimité…).
De plus, pour garantir la fiabilité de l’entreprise et de ses solutions proposées, pensez à regarder si l’entreprise existe depuis longtemps. Un système, créé il y a 20 ans, disposera forcément d’une solide expertise.
Conclusion
L’important est de ne pas se précipiter vers le premier logiciel qui s’offrira à vous. Prenez le temps d’analyser les différentes solutions afin de réaliser le meilleur choix. N’hésitez pas non plus à profiter des démonstrations qui vous sont offertes, et de faire vos recherches concernant les avis clients et la pérennité de l’entreprise éditrice.
Un logiciel de facturation est un outil formidable, qui permettra une croissance spectaculaire de votre productivité, et donc de votre rentabilité. Encore faut-il que vous choisissiez LE logiciel qui vous correspond.
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