Quand et comment émettre un avenant au devis ?
Les chantiers de construction sont soumis à de nombreux aléas, ce qui peut parfois mener à devoir revoir le prix des prestations en cours de chantier ou encore à ajouter des postes non prévus initialement. Tout d’abord, il peut être difficile d’estimer préalablement le coût d’un chantier. Ainsi, il n’est pas rare de constater de légers écarts entre le coût estimé sur le premier devis, et le coût réel final. D’autre part, ce sont parfois les clients eux-mêmes qui émettent le souhait de travaux supplémentaire au cours du projet. Bien qu’ils ne soient pas dramatiques en soi, ce genre d’aléas rend tout de même nécessaire la modification du tarif de la prestation. A savoir que dans ce cas, il est indispensable de contracter un accord avec le maître d’œuvre par le biais de la signature d’un avenant au devis.
Tout d'abord, qu'est-ce qu'un avenant au devis ?
Un avenant au devis est un document contractuel qui vient modifier, compléter ou annuler une partie du devis initial. Il s’agit d’un accord écrit entre le fournisseur ou le prestataire de services et le client, qui permet de prendre en compte des modifications intervenues après la signature du devis initial.
Un avenant peut être nécessaire lorsque les conditions ou les caractéristiques du projet ont changé, ou lorsque des éléments n’ont pas été pris en compte lors de l’établissement du devis initial. Il peut notamment être utilisé pour :
- Modifier le prix ou les modalités de paiement
- Ajouter ou supprimer des prestations ou des équipements
- Changer les délais ou les conditions de réalisation du projet
Pour être valable, un avenant au devis doit être signé par les deux parties, c’est-à-dire le fournisseur ou prestataire de services et le client. Il doit également être daté et comporter les mêmes mentions obligatoires que le devis initial.
En cas de litige, l’avenant au devis peut être utilisé comme preuve de l’accord entre les parties. Il est donc important de le rédiger avec soin et de s’assurer que toutes les modifications y sont bien précisées.
Comment emmètre un avenant au devis ?
L’émission d’un avenant au devis peut se faire de plusieurs manières. Voici les étapes à suivre pour émettre un avenant au devis :
- Identifier les modifications nécessaires : Avant d’émettre un avenant au devis, il est important d’identifier clairement les modifications nécessaires et de les décrire de manière précise.
- Établir un document écrit : L’avenant doit être établi par écrit et comporter les mêmes mentions obligatoires que le devis initial, telles que la date, les coordonnées des parties, le détail des prestations ou des produits, le prix, les modalités de paiement, etc. Les modifications doivent être clairement indiquées et datées.
- Faire signer l’avenant : L’avenant doit être signé par les deux parties, c’est-à-dire le fournisseur ou prestataire de services et le client. Il est recommandé de faire signer l’avenant par les mêmes personnes qui ont signé le devis initial.
- Conserver une copie : Une fois signée, l’avenant doit être conservé par les deux parties pour servir de preuve en cas de litige.
Informer le client : Il est important d’informer le client de l’existence de l’avenant et de lui fournir une copie du document.
Facturer les modifications : Si les modifications ont un impact sur le prix de la prestation ou des produits, il est nécessaire de fabriquer les modifications conformément aux termes de l’avenant.
En somme, pour émettre un avenant au devis, il est important de bien identifier les modifications nécessaires, de rédiger un document écrit qui comporte toutes les mentions obligatoires, de faire signer l’avenant par les deux parties, de conserver une copie, d’ informer le client et de fabriquer les modifications si nécessaires.
Comment définir le nouveau tarif pour l’avenant ?
Le prix des prestations de l’avenant doit être défini en fonction des modifications diminuées au devis initial. Voici quelques étapes à suivre pour définir le prix des prestations de l’avenant :
Identifier les modifications : Avant de définir le prix des prestations de l’avenant, il est important d’identifier clairement les modifications diminuées au devis initial.
Évaluer le coût des modifications : Une fois les modifications apportées, il convient d’évaluer le coût des modifications. Le fournisseur ou prestataire de services doit prendre en compte les coûts supplémentaires éventuels, tels que les coûts de main-d’œuvre, les coûts des matériaux ou les coûts des équipements.
Déterminer le prix des prestations de l’avenant : Une fois le coût des modifications évalué, le fournisseur ou prestataire de services peut déterminer le prix des prestations de l’avenant en y ajoutant sa marge bénéficiaire.
Informer le client : Il est important d’informer le client du coût des modifications et du nouveau prix des prestations de l’avenant.
Obtenir l’accord du client : Le fournisseur ou prestataire de services doit obtenir l’accord du client sur le nouveau prix des prestations de l’avenant avant de débuter les travaux ou de fournir les produits.
Facturer les modifications : Une fois l’avenant signé et les travaux ou les produits livrés, le fournisseur ou prestataire de services doit fabriquer les modifications conformément aux termes de l’avenant.
En définitive, pour définir le prix des prestations de l’avenant, il est important d’identifier au préalable les modifications à apporter et de les porter à l’attention du Client. Un nouveau devis sera essentiel pour s’assurer contractuellement de la véracité des travaux supplémentaires accomplis.
Comment réaliser un avenant avec le logiciel WHY ?
WHY étant un logiciel de travail « à l’affaire », lorsque la notion d’avenant au devis intervient c’est généralement qu’une Affaire est déjà en cours dans l’ERP.
Pour créer un avenant il vous suffit de créer un nouveau devis intégrant les travaux supplémentaires.
A réception de la commande, il ne vous reste plus qu’à insérer le devis d’avenants dans l’affaire initiale en glissant/déposant votre devis via le magasin virtuel WHY Shopping.
L’avenant sera alors repris au niveau de la facturation en cours.
Un paramétrage vous permet également de renseigner automatiquement, au niveau de la facture, un ligne de texte indiquant le devis référant à l’avenant.
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