Quels types de documents puis-je signer électroniquement ?
Pour signer un document papier il suffit simplement de prendre un stylo et de répéter ce geste que chaqun à déjà réaliser des centaines de fois…
Pour ce qui est de la signature électronique, la situation nécessite un autre outil : Une plateforme de signature numérique.
Gain de temps, simplification de la communication, optimisation de l’expérience utilisateur, réduction des coûts, la mise en place de la signature électronique apporte de nombreux avantages, mais, quels documents peut-on signer numériquement ? Cet article vous aide à en savoir plus…
Qu'est-ce qu’une signature électronique ?
Les signatures électroniques diffèrent des signatures manuscrites, en effet, la signature en ligne n’est pas un geste, mais un procédé technique qui confirme l’identité du signataire, garantit l’intégrité du document et lui confère une valeur juridique. Une fois complétée, cette signature numérique ne sera plus visible : elle apparaît sous la forme d’une séquence de caractères codés. Il ne s’agit en aucun cas d’un simple scan d’une signature manuscrite ajoutée à un fichier informatique. Utiliser une solution de signature électronique ne se limite donc pas à nommer un document, en vérifiant l’auteur via un certificat numérique, puis en scellant le document, les signatures numériques vérifient l’engagement du signataire tout en garantissant l’intégrité du document afin que les modifications ultérieures puissent être reconnues. Cela rend le fichier immuable et la signature ne peut pas être falsifiée ou inversée. En d’autres termes, les signatures en ligne sont plus fiables et sécurisées que les signatures manuscrites.
Dans quelles circonstance la signature électronique est utilisée ?
Les signatures électroniques permettent de signer tous types de documents, dès lors qu’ils existent sous forme numérique :
- contrats ;
- factures ;
- bulletins de paie ;
- commandes ;
- devis ;
- commentaires internes ;
- réponses à des appels d’offres,
- etc.
Pratique, une fois la méthode maîtrisée, elle est facile à appliquer, elle peut être utilisée dans toutes les situations. Par exemple, dans le cadre de la transformation numérique d’une entreprise, ou visant à faire des économies grâce à la dématérialisation. Et dans tous les domaines d’activité notamment lorsque la notion d’engagement doit être indispensable. Notamment pour les secteurs tels que le droit, la banque, l’assurance, etc. Parfois, l’entreprise n’a pas du tout le choix : elle doit signer une réponse à un appel d’offres public, obligeant les participants à obtenir un certificat numérique.
Quels documents peuvent être signés numériquement ?
La signature électronique peut être utilisée pour tout type de document, sans exception, que ce soit des devis, des factures, des contrats de travail, des contrats d’ouverture de compte bancaire, des actes authentiques… Et ce, dans tous les secteurs d’entreprise : juridique, bancaire, commercial, immobilier, RH…
Par ailleurs, la flexibilité de la signature électronique permet de l’utiliser pour n’importe quel format de document électronique (document PDF,Word, Excel…).
Toutefois, seul le format PDF est reconnu en Europe et exploitable par tous.
La valeur juridique de la signature électronique
Les signatures électroniques et les signatures manuscrites ont la même valeur juridique. C’est le cas en France, où la signature en ligne est tout aussi obligatoire que la signature papier. C’est la même chose pour tous les États membres de l’Union européenne. La loi française est une transcription des exigences réglementaires eIDAS. Par conséquent, pour répondre à l’exigence, il est nécessaire d’utiliser un outil de signature en ligne qui repose sur la réception préalable par le signataire de certificats numériques de différents niveaux de sécurité. C’est pourquoi on parle aussi de signatures électroniques qualifiées.
Certains outils de signature électronique font plus que garantir que votre signature est légale. Il offre une sécurité maximale grâce à une authentification et une certification avancée, ainsi que des fonctionnalités qui facilitent la vie de vos employés.
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