Quels sont les avantages et intérêts de la GED ?
Depuis quelques décennies, le marché des GED ne cesse de se développer : les outils sont de plus en plus puissants et leurs ventes connaissent une croissance exponentielle. Cela s’explique notamment par un contexte économique et législatif favorable. En effet, l’entrée en vigueur du RGPD est un enjeu de taille puisqu’il modifie la façon dont les données personnelles doivent être traitées et archivées, ce qui a pour effet d’accélérer les processus de transformation numérique des entreprises.
A noter que les avantages d’une GED sont divers et variés. On y trouve principalement :
- les avantages organisationnels,
- les avantages économiques,
- les avantages liés à la sécurisation des données,
- les avantages légaux (conformité).
L’enjeu pour les entreprises est donc multiple.
Les avantages organisationnels
Augmentation de la productivité des équipes
L’un des enjeux majeurs d’une GED est l’accroissement de la productivité de l’entreprise via le renforcement de l’organisation documentaire.
Si ce type de logiciels rend cela possible, c’est parce qu’il offre une accessibilité simple et rapide aux documents de l’entreprise, tout en réduisant les temps d’échanges entre les collaborateurs. En effet, l’information est stockée et classée instantanément, rendant tous les documents consultables d’un simple clic.
Les logiciel GED permettent d’éviter les pertes de temps inutiles, surtout lorsque l’on sait qu’un salarié passe en moyenne 30% de son temps de travail à la recherche de documents, pour finalement aboutir à seulement 50% de résultats concluants.
Mais ce n’est pas tout, la GED est également une formidable solution pour gérer les documents de leur création jusqu’à leur archivage grâce à une démarche structurante des dossiers et des processus. Ainsi, il devient facile de créer, chercher et utiliser n’importe quelle donnée. D’autant plus que les données sont centralisées et que les opérations manuelles chronophages sont remplacées par des processus de capture de données entièrement automatisés.
Enfin, un logiciel de GED offre aussi un gain de place significatif en remplaçant une partie des supports de données papiers volumineux par une version électronique.
Le travail collaboratif
Les logiciels de GED sont de formidables outils collaboratifs. Ils facilitent les échanges entre les différents services d’une entreprise et permettent un maitrise totale des flux de données.
Effectivement, les GED sont équipés d’un espace de travail collaboratif permettant aux salariés de travailler simultanément sur un même document (comme on pourrait le faire sur Google Drive ou One Note par exemple). Ainsi, chaque personne qui bénéficie des droits d’accès au document, pourra y apporter des modifications ou pourra le valider/tamponner/signer.
Le Workflow est alors optimisé grâce à la réduction des temps d’échange entre les collaborateurs et à la fluidité des processus de validation et de diffusion.
A savoir que l’information contenue dans la GED constitue une base de classement commune, facilitant donc la circulation des flux d’information dans l’entreprise et avec l’extérieur.
Les avantages économiques
La GED réduit les coûts opérationnels tels que ceux liés au traitement des documents, notamment à leur gestion manuelle. De plus, la GED est une solution de dématérialisation, réduisant donc de manière significative les impressions papiers au sein de l’entreprise. C’est ce que l’on appel des économies substantielles (impressions et coûts associés, 80% de gain de temps, etc). On observe également des gains de productivité associés à la réactivité, la rapidité d’accès à l’information, ou bien encore le gain de place.
En définitif, si elle est correctement mise en place et utilisée, la GED pourra alors améliorer la rentabilité jusqu’à 3 à 5 % du chiffre d’affaires total.
L'enjeu de la conformité au cadre légal
La GED est une réponse aux règles et aux normes de classement, comme par exemple :
- La loi El Khomri : Au 1er janvier 2017, généralisation du bulletin de paie dématérialisé sauf si refus du salarié.
- La loi Macron : Entre 2017 et 2020, toutes les factures entre factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées.
- Le règlement eIDAS : Depuis le 1er juillet 2016, règlement européen commun sur l’identification et la signature électronique des transactions.
Le logiciel de Gestion Electronique des Documents apporte donc une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation (ISO de classement).
Par ailleurs, la GED se charge de conserver les documents électroniques dans la durée avec l’historique complet, afin de garantir leur conformité légale.
Ainsi elle garantie la conformité de tous les documents et en devient responsable.
L'enjeu de la sécurisation des données
Pour protéger votre patrimoine documentaire, rien de mieux que de s’équiper d’une GED. Cette dernière maîtrise parfaitement les flux des données afin de gérer et garder le contrôle de vos contrats, tant envers vos clients que vos fournisseurs.
Pour plus de sécurité, le partage des données ne peut se faire que vers des personnes autorisées (qui ont des droits d’accès spécifiques). En effet, conformément à la politique de sécurité, la solution s’adapte aux différents profils utilisateurs.
Enfin, les informations sont protégées contre les risques de malveillance, grâce à leur traçabilité et à la gestion des droits d’accès.
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