Vos notes de frais en toute simplicité avec ZeenDoc
Pour les collaborateurs, Les procédures traditionnelles de gestion des frais sont souvent inefficaces et source de frustration. La simple déclaration d’une note de frais, par exemple, devient rapidement un casse-tête.
Avec ZeenDoc, la gestion des notes de frais est drastiquement facilité. L’accueil par les salariés est très positif et la gestion pour le personnel administratif relève désormais plus du contrôle que de la saisie chronophage
Que dit la loi sur la dématérialisation des notes de frais ?
1.1 La légalité des notes de frais numériques
Pour la dématérialisation des notes de frais, la loi a changé la donne
- Avec l’administration fiscale en mars 2017 autorisant la conservation des factures au format numérique et donc la dématérialisation des notes de frais…
- Et l’URSSAF en mai 2019 permettant aux entreprises de se passer de reçus papier pour la gestion de leurs frais professionnels
Cela allège la comptabilité du traitement laborieux des notes de frais en version papier. Grâce à une application mobile, les collaborateurs transmettent leurs notes de frais à leur entreprise qui les valide en quelques clics.
Ces nouvelles solutions modifient en profondeur la gestion des notes de frais et présentent de nombreux avantages pour les entreprises.
1.2 Durée de conservation d’une note de frais numérique
Une règle prévaut lorsque l’on parle de dématérialisation : les mêmes règles s’appliquent aux documents numériques ou papier, soit une durée de conservation de 6 ans à compter de la date à laquelle les justificatifs ont été établis ou reçus, qu’ils soient stockés en local ou dans le cloud.
1.3 Les règles de numérisation des notes de frais
C’est l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales qui fixe les critères à respecter pour passer à une gestion numérique des notes de frais. Ces critères sont les suivants :
- Le scan ou la photographie de la note de frais doit être identique à sa version papier, la modification ou la compression de l’image sont proscrites ;
- La note de frais numérique doit être créée au format PDF et conservée de préférence au format PDF/A3, seul format lisible et pérenne dans le temps ;
- Le document doit posséder une empreinte numérique et un cachet serveur provenant d’un certificat conforme ; et donc La note de frais doit être assortie d’une signature électronique et d’un horodatage.
Si ces conditions sont réunies, la valeur probante de la note de frais numérique est reconnue par la loi et la version papier peut être supprimée car le fichier numérique est garanti identique au justificatif papier.
1.4 Que se passe t ‘il en cas de non-respect de ces règles de numérisation ?
Si les conditions ne sont pas réunies pour démontrer la valeur probante requise par la loi, il vaut mieux conserver vos notes de frais en version papier car l’URSSAF pourrait vous les demander en cas de contrôle.
Si vous ne les avez pas, il y a un risque que vos frais soient requalifiés en avantage en nature et donc, soumis aux cotisations sociales ; voire vous pouvez faire l’objet d’un redressement pour fraude.
Bien choisir son application pour les notes de frais ?
Pour les collaborateurs, Les procédures traditionnelles de gestion des frais sont souvent inefficaces et source de frustration.
La simple déclaration d’une note de frais, par exemple, devient rapidement un casse-tête.
Le constat est le même pour les Directions Administratives et Financières (DAF) qui perdent un temps précieux chaque mois à tenter de récupérer les justificatifs manquants auprès des différents collaborateurs et à saisir manuellement la TVA.
1.1 Capture intelligente et classement automatique : Plus de saisie pour vos collaborateurs !
Pourquoi perdre du temps à saisir sa note de frais quand une application peut le faire pour vous, surtout quand le mode Saas vous permet une solution disponible H24 ?
D’un restaurant, depuis votre hôtel ou à l’aéroport, prenez simplement votre justificatif en photo sur votre smartphone ou sur votre tablette. Grâce à la capture intelligente (OCR) doublée d’une technologie de RAD/LAD, Zeendoc reconnaît et extrait instantanément les données de votre justificatif et remplit votre note de frais. Le montant, la devise, la date, mais aussi les montants de taxes apparaissent comme par magie ce qui évite perte de temps et surtout les erreurs !
1.2 Circuit de validation : Un jeu d’enfant pour les managers !
Une fois intégrée sur la plate-forme SaaS, les notes de frais sont immédiatement soumises automatiquement pour validation et peuvent être approuvées ou rejetées en un clin d’oeil.
Le manager a la vue sur toutes les dépenses de ses collaborateurs ce qui lui facilite le contrôle.
Le collaborateur peut ajouter des notes explicatives et tout se passe dans l’application sans avoir besoin d’échanges de mails lourds et inutiles
1.3 Suivi des dépenses et automatisation de la saisie comptable : Un outil essentiel pour les DAF !
Détecter et empêcher la fraude aux notes de frais, c’est un vrai enjeu ! Surtout quand un audit de l’URSSAF se profile, il est important d’avoir la tranquillité d’esprit, avoir une vision claire des dépenses de vos salariés.
Enfin, Intégrer automatiquement les dépenses dans votre logiciel comptable, ça, c’est une vraie valeur ajoutée
1.4 Comment fonctionne l’application Zeendoc ?
Lorsque vos collaborateurs sont en déplacement, ils peuvent vous transmettre directement leurs notes de frais. Tout ce qu’ils ont à faire, c’est de photographier un justificatif de leurs dépenses à l’aide de leur mobile.
Ils peuvent utiliser l’application de notes de frais sur Iphone ou sur Androïd. Les informations contenues sur la note de frais sont ensuite déposées dans Zeendoc. Elles sont alors automatiquement analysées, indexées et classées par le logiciel GED au format original et PDF/A3.
Du côté de l’entreprise, les données comptables sont reconnues et classifiées et la répartition des frais peut facilement se contrôler. Le logiciel Zeendoc permet alors d’exporter les données comptables déjà saisies et classées dans Zeendoc vers son logiciel comptable sans avoir à ressaisir les informations. Pour cela, Zeendoc dispose bien entendu de connecteurs ou de passerelles vers la plupart des logiciels comptables et ERP du marché. Cela facilite grandement la comptabilité !
Les avantages d’une application pour les notes de frais
1.1 L’application pour les notes de frais : une solution économique
Le traitement des différentes factures papier est très coûteux : le matériel a un prix et le service comptable consacre une partie conséquente de son temps de travail à traiter ces notes.
La dématérialisation des notes de frais permet de supprimer le coût en matériel et papier et de consacrer le temps de travail des salariés à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
1.2 Les notes de frais électronique sont bonnes pour la planète
Autre conséquence de la diminution de production de notes papier : des arbres sont préservés et l’empreinte écologique des entreprises diminue.
Adopter une solution de gestion pour les notes de frais, c’est donc faire un geste pour l’environnement.
1.3 La dématérialisation des notes de frais simplifie le circuit de validation
Le circuit de validation (workflow) d’une note de frais papier est long et fastidieux.
Avec un logiciel de gestion des notes de frais, le circuit de validation est automatique : Dès qu’une note de frais est déposé dans Zeendoc, une alerte mail
averti le responsable.
Ainsi le contrôle et l’approbation se font en quelques clics.
Résultat, les collaborateurs obtiennent plus vite leur défraiement et le service comptable a une vue plus claire des dépenses actuelles à jour.
1.4 Une application pour notes de frais permet UNE VISION PLUS CLAIRE des dépenses
L’archivage des justificatifs de paiement des collaborateurs se retrouve partout : dans les poches des collaborateurs, dans les armoires de l’entreprise….
Grâce aux solutions dématérialisées, les justificatifs sont stockés dans le Cloud sécurisé dans une base unique. En cas de contrôle, chaque note de frais peut être retrouvée en quelques clics.
Plus besoin de chercher dans des piles interminables de justificatifs.
1.5 La numérisation des notes de frais améliore la productivité de l’entreprise
Parce que les salariés de l’équipe comptable ne sont plus obligés de consacrer une partie considérable de leur temps de travail au traitement des justificatifs papier, ils peuvent consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Ce gain de temps se ressent dans la productivité globale de l’entreprise.
1.6 Les notes de frais numériques sont sûres et pratiques pour les collaborateurs
Du côté des collaborateurs, pouvoir justifier leurs dépenses simplement en sortant leur mobile est une nouveauté bienvenue. Les applications de gestion des notes de frais leur permettent de se libérer de tâches redondantes et fastidieuses.
De plus, ce type d’outil permet aux salariés de s’assurer que leurs notes de frais ne seront jamais égarées. Quelle que soit la dépense, ils seront en mesure de la justifier rapidement et simplement même plusieurs mois après.
1.8 Les notes de frais numériques proposent une sécurité optimale
Toute application de dématérialisation des notes de frais doit respecter des critères de sécurité exigeants. Par conséquent, la note de frais dématérialisée offre un niveau de sécurité largement supérieur à l’archivage des notes de frais papier.
Les risques de détérioration ou de perte sont totalement supprimés : une fois que les justificatifs de paiement ont été archivés dans notre solution, leur pérennité est assurée pour des années. Les logiciels de note de frais représentent donc une solution bien plus sûre et à l’épreuve des imprévus que la gestion classique des factures.
Économique, pratique, écologique et sûre, une application de note de frais
présente d’indéniables atouts pour les entreprises.
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