Comment déployer un ERP dans une PME ?
En tant que gérant d’une TPE ou d’une PME, vous avez choisi de mettre en place un nouvel outil de gestion. L’ERP est idéal pour développer votre activité, il est capable de centraliser vos données, d’améliorer la productivité, de faciliter les prises de décisions ou encore de réduire vos coûts.
Aujourd’hui, certaines questions peuvent se présenter : Comment mettre en place l’ERP au sein de votre entreprise ? Comment faire accepter ce nouvel outil par vos collaborateurs ?
Voici nos recommandations pour la mise en place d’un ERP :
Ayez une vision globale
La mise en place d’un nouveau logiciel de gestion implique des changements en interne.
Pour mener à bien ce projet, il est conseillé d’échanger en amont avec l’ensemble des collaborateurs. Durant ce temps, vous prendrez connaissance des besoins dans les services et expliquerez les raisons de ce futur changement.
Le fait d’impliquer directement les collaborateurs facilitera l’acceptation et le travail en équipe lors du déploiement de l’ERP.
Il est important que vous ayez une vision complète de l’entreprise. Par exemple, cela vous permettra d’identifier les actions à mener, à simplifier ou les tâches à supprimer dans le futur. Tout le travail réalisé en amont simplifiera la mise en place de l’ERP.
Définissez vos besoins !
Si vous envisagez d’acquérir un ERP, assurez-vous d’abord que la formation, l’évolutivité et les performances offertes répondent aux besoins de votre entreprise.
Voici les questions à se poser avant de consulter des prestataires ERP :
Quels sont les modules nécessaires à mon activité ?
L’ERP peut répondre à de nombreux besoins différents selon les entreprises. C’est pourquoi il est essentiel de bien centrer votre appel d’offres sur les objectifs métier propres à votre entreprise.
Mon ERP doit-il être évolutif ?
Vous n’avez peut-être pas besoin de l’ensemble des modules proposés par un ERP « dans l’immédiat », mais à l’avenir il est fort probable que vous souhaitiez développer fla portée fonctionnelle de votre progiciel. C’est là que l’évolutivité prend toute son importance.
Si le logiciel ERP qui vous intéresse est excellent pour la gestion commerciale, vérifiez également si l’éditeur propose d’autres modules qu’il sera possible d’ajouter ultérieurement pour de bénéficier nouvelles fonctionnalités. Si ce n’est pas le cas, renseignez-vous sur la compatibilité du système avec d’autres offres logicielles du marché (CRM, GMAO, Planning, …).
Prenez également en compte l’éventuelle évolution du nombre d’utilisateurs et des performances si vous prévoyez de développer vos activités. Le système ERP devra notamment permettre d’ajouter des utilisateurs et des sites (Agences, services).
N’oubliez pas de communiquer avec vos équipes
Pendant les périodes de changement, la communication est une notion primordiale.
En étant à l’écoute de vos collaborateurs, il vous sera plus facile d’établir une relation de confiance et de comprendre leurs besoins (organisation, fonction, interaction…).
Ainsi, vous serez en mesure de leur proposer un outil de gestion qui soit conforme à leurs attentes.
L’ERP contribuera à améliorer à la fois le cadre de vie et la performance des collaborateurs.
La formation : une notion clé
Après avoir mis en place votre nouvel ERP, vous allez devoir présenter l’outil aux collaborateurs qui n’ont pas participer à la phase de déploiement.
Tout d’abord, pensez à expliquer les avantages de ce nouveau logiciel. Par exemple, vous pourrez expliquer que toutes les données sont centralisées dans un outil unique, donc ils auront moins de tâches répétitives à effectuer, ils feront moins d’erreurs de saisie et l’information sera homogénéisée.
Cette première phase contribuera à ce que les futurs utilisateurs acceptent plus facilement leur nouvel outil.
Il n’existe pas un nombre d’heures de formation standard puisque chaque personne dispose d’une expérience et d’un mode d’apprentissage différents. De plus le nombre d’heure va différer en fonction de modules à déployer.
Réussir le déploiement d’un ERP
La réussite du déploiement d’un ERP passe par une vision globale de vos besoins en amont, une bonne communication au sein de l’entreprise et avec chacun de vos collaborateurs amenés à utiliser l’outil par la suite et bien sûr une formation personnalisée et adaptée à chaque service de l’organisation.
Vidéo : Déploiement ERP WHY
Dans cette vidéo, découvrez le processus de déploiement du progiciel de gestion intégré WHY.
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