Introduction #
Les éditions à destination des clients ou des fournisseurs peuvent être éditées en multi états.
Vous pourrez alors définir plusieurs états d’édition pour un même document.
Le multi états concerne les devis, les confirmations de commandes, les bons de livraison, les factures et les commandes d’achats.
Le multi états peut être intéressant si vous avez plusieurs agences par exemple et que chacune d’elle a son logo, ou que vous souhaitez imprimer certains documents sur papier à entête, d’autres avec une présentation déjà intégrée.
Paramétrage du multi états #
Pour paramétrer le multi états, il vous faudra aller dans le menu Général/Réglages de WHY/Général/WHY, onglet « Impressions ».
Vous pourrez alors créer une première ligne pour l’état classique, celui qui vous aura été paramétré lors de votre intégration.
Cette première ligne devra être paramétrée comme suit :
Type d’état : (Choisissez l’état à utiliser en multi éditions)
Extension fichier : Défaut
Description : (Choisissez le titre que vous souhaitez donner à cet état. Ce titre apparaitra dans le menu déroulant vous permettant de choisir l’une ou l’autre des éditions)
Les autres lignes correspondront aux états qui auront été créés en multi éditions.
Les autres lignes devront être paramétrées comme suit :
Type d’état : (Choisissez l’état à utiliser en multi éditions)
Extension fichier : (Indiquez l’extension que Whysoft Group vous aura communiquée)
Description : (Choisissez le titre que vous souhaitez donner à cet état. Ce titre apparaitra dans le menu déroulant vous permettant de choisir l’une ou l’autre des éditions)
Exemple ci-dessous :
Vous avez une multi éditions pour vos bons de livraison.
Vous pouvez imprimer par défaut avec une présentation complète comprenant l’entête, le pied de page … Cela vous permet notamment d’envoyer vos bons de livraison directement par mail à vos clients. C’est le cas que vous rencontrez le plus fréquemment.
Vous pouvez également imprimer pour l’envoi papier de vos bons de livraison, et vous le faites sur du papier à entête déjà pré imprimé. Vous n’avez donc pas besoin de l’entête et du pied de page.
WhySoft Group vous créera donc 2 états :
Un bon de livraison avec entête et pied de page (envoi mail)
Un bon de livraison sans entête ni pied de page (envoi papier)
Vous pourrez alors paramétrer comme suit :
Pour le bon de livraison avec entête et pied de page :
Type d’état : BL
Extension fichier : <DEFAUT>
Description : « Envoi par mail »
Coche « par défaut » activée.
Pour le bon de livraison sans entête ni pied de page :
Type d’état : BL
Extension fichier : SansEntete
Description : « Envoi par courrier »
Coche « par défaut » désactivée.
Utilisation du multi états #
Une fois le paramétrage terminé, vous retrouverez un menu déroulant, vous permettant de choisir l’une ou l’autre des éditions qui aura été paramétrée.
Il vous suffira d’aller dans le document souhaité, pour rappel, le multi états concerne les devis, les confirmations de commandes, les bons de livraison, les factures et les commandes d’achat.
Dans l’onglet « Mise en page », vous aurez un menu déroulant « Edition » dans lequel vous retrouverez toutes les éditions personnalisées pour ce document.
La sélection sera faite automatiquement sur l’édition que vous aurez paramétrée comme étant l’édition par défaut. Vous aurez tout le loisir de modifier votre choix dans le menu déroulant.
Si aucun des états n’a été indiqué par défaut, alors il faudra obligatoirement sélectionner l’une des éditions.
Vous pourrez imprimer le document, autant de fois que vous le souhaitez, avec les différentes éditions.
Par exemple, vous pourrez imprimer un bon de livraison avec ou sans entête, en sélectionnant les deux éditions l’une après l’autre.
