Introduction
Dans le secteur du BTP et pour tout projet à long terme, la gestion de la facturation constitue un enjeu majeur.
Les entreprises de construction doivent financer leurs travaux en cours sans mettre en péril leur trésorerie. Afin de sécuriser les paiements et de bénéficier d’une visibilité financière optimale, elles peuvent recourir à la facture de situation.
Cet outil de facturation progressive permet de facturer en fonction de l’avancement des chantiers, plutôt que d’attendre la fin des prestations.
Alors prêt à maîtriser la facture de situation et à améliorer votre gestion de trésorerie ?! Suivez le guide !
Qu’est-ce qu’une facture de situation ?
Définition et principe
Une facture de situation est un document comptable qui permet de facturer progressivement un projet ou un chantier en fonction de son état d’avancement. Elle est particulièrement utilisée dans le BTP, le bâtiment et les prestations de longue durée. Contrairement à une facture classique qui solde la transaction en une seule fois, la facture de situation prévoit plusieurs étapes de paiement, alignées sur la progression des travaux.
Différence avec une facture d’acompte et une facture finale
- Facture d’acompte : représente un paiement anticipé ou une avance sur le montant total convenu dans le devis ou le contrat.
- Facture de situation : permet une facturation partielle régulière, basée sur l’avancement effectif du projet et peut être émise à chaque étape clé de la réalisation.
- Facture finale : clôture le dossier et solde le montant global à la fin des travaux ou de la prestation.
Cadre légal et mentions obligatoires
Pour être conforme, une facture de situation doit comporter un certains nombres d’éléments :
- Date d’émission et numéro de facture unique.
- Informations permettant d’identifier le prestataire et le client (dénomination de l’entreprise, adresse, etc).
- Description des prestations réalisées et pourcentage d’avancement (avec un calcul précis du degré de réalisation).
- Montant total, montants déjà facturés et solde restant dû.
- TVA applicable et conditions de paiement (délais, modalités, pénalités de retard, etc).
Dans le cadre des marches publics ou privés, des clauses spécifiques peuvent encadrer la facturation par situations. Assurez-vous également de vérifier la conformité de vos factures auprès de votre expert-comptable ou de votre service juridique.
Pourquoi utiliser une facture de situation ?
Avantages pour les entreprises
- Amélioration de la trésorerie : en échelonnant la facturation, vous percevez des paiements réguliers qui soutiennent votre flux de trésorerie.
- Sécurisation des paiements : facturer progressivement réduit les risques de non-paiement ou de litiges.
- Visibilité financière : suivre l’avancement du chantier et les encaissements vous permet de piloter votre budget global avec plus de précision.
- Renforcement de la relation client : en informant régulièrement vos clients de l’état d’avancement, vous instaurez un climat de confiance.
Exemple concret dans le BTP
Pour un projet de construction de six mois & d’un montant total de 100 000 €, vous pouvez, par exemple :
- Facturer 25 % du montant après le premier mois.
- Facturer 50 % supplémentaires à mi-projet, en fonction des lots de travaux réalisés.
- Émettre la facture finale pour le solde restant à la livraison.
Comment établir une facture de situation ?
Étapes de création
- Déterminer le pourcentage d’avancement : évaluez objectivement l’état d’avancement des travaux (ex. 30 %, 50 %, 70 %). Le calcul peut s’appuyer sur les réalisations effectives et les lignes de devis validées.
- Rédiger la facture avec les mentions légales : incluez la date, le numéro, la description des tâches réalisées (par lot ou sous-lot) et le montant facturé.
- Envoyer la facture et suivre les paiements : conservez une trace écrite et relancez le client si nécessaire pour éviter les retards de règlement.
Erreurs à éviter & bonnes pratiques
- Sous-estimer l’avancement : cela peut nuire à la trésorerie de votre entreprise. Évaluez précisément les travaux déjà effectués.
- Oublier les conditions de paiement : mentionnez clairement les délais et pénalités de retard pour éviter les malentendus.
- Négliger la conformité légale : une facture non conforme peut entraîner des litiges et retards de paiement.
Outils et logiciels pour gérer la facturation
Pour optimiser votre facturation et automatiser la création de factures de situation, vous pouvez utiliser :
- Excel : idéal pour les petites structures, avec des modèles de facture personnalisables. Vous pouvez y créer des lignes dédiées à chaque lot du chantier.
- Logiciel spécialisé WHY Efficience® : Il est dédié au secteur du bâtiment, facilite la gestion des devis, la facturation et le suivi de chantier. De plus, comme pour tout autre type de document, il propose un modèle de facture de situation adapté.
- L’ERP WHY Manager® est une solution intégrée pour les PME plus structurées, offrant un suivi en temps réel, la répartition des lots et une intégration comptable complète.
Gestion comptable et fiscale
- Comptabilisation : enregistrez chaque facture de situation dans vos comptes clients au fur et à mesure de leur émission. Vous pouvez regrouper les montants par lots pour un suivi plus précis.
- TVA : appliquez la TVA uniquement sur les montants facturés et non sur l’ensemble du contrat.
- Déclarations fiscales : tenez compte de ces factures échelonnées dans vos déclarations mensuelles ou trimestrielles. En cas de plusieurs situations émises dans le même mois, veillez à bien distinguer chaque étape dans votre calcul de TVA.
Conclusion
La facture de situation constitue un outil incontournable pour toute entreprise souhaitant maîtriser sa trésorerie et sécuriser ses paiements. D’autant plus dans le secteur du BTP et pour les projets à long terme.
Elle permet une facturation plus juste, alignée sur l’avancement des travaux, et offre une meilleure visibilité tant pour l’entrepreneur que pour le client.
En veillant à respecter le cadre légal, à choisir les bons outils et à adopter les meilleures pratiques, vous optimiserez votre gestion financière et renforcerez la satisfaction client.
FAQ | Facture de situation
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