Comment mettre en place un logiciel de GED ?
Vous souhaitez mettre en place une solution GED dans votre entreprise, mais vous ne savez pas comment vous-y prendre ? Pas de panique, cet article est là pour vous aiguiller dans la mise en place de votre logiciel de Gestion Electronique de Documents !
En amont : la démarche exploratoire
Avant d’équiper son entreprise d’un logiciel de GED, il est important de préalablement explorer ses besoins et les différentes solutions qui s’offrent à nous. En effet, il existe de nombreuses GED sur le marché, et chacune est plus ou moins orientée vers un profil type de clients. Il est donc important de ne pas négliger les quelques étapes suivantes avant de se lancer.
Etape 1 : Recenser les besoins précis de l'entreprise
Pour s’assurer de faire le bon choix, il est conseiller d’organiser des réunions de travail afin de recueillir les différents besoins et avis de chacun des utilisateurs concernés par la mise en place de la future GED.
En plus de permettre d’établir la liste exhaustive des besoins réels de l’entreprise et de ses collaborateurs, cette consultation générale aura pour objectifs d’organiser la mise en place de la GED et donc parallèlement de concevoir le planning de déploiement.
A titre d’exemple, voici quelques questions que vous pouvez vous posez lors de vos réunions d’équipes :
- Quels sont les canaux d’entrées des différents documents traités par l’entreprise ?
- Quel volume représentent-ils ?
- Existe-t-il un canevas/processus de classement des documents dans l’entreprise ?
- Quelles sont les tâches chronophages liées à la gestion documentaire ?
- Au quotidien, êtes-vous régulièrement amené à devoir partager et faire valider des documents ?
- Editez-vous souvent des documents quasiment identique, avec seulement les informations relatives au client qui changent ?
- Quels types ou formats de documents traitez-vous généralement ?
Enfin, demandez leur d’évaluer l’utilité des fonctionnalités suivantes sur une échelle de 1 à 10 :
- Recherche d’informations/documents ;
- Travail collaboratif ;
- Ajout de commentaires/modifications ;
- Signature électronique ;
- Workflow ;
- Sécurité des données :
- Etc.
Etape 2 : Rédaction d'un cahier des charges
Une fois que les besoins et leur hiérarchie d’importance ont été clairement identifiés, il est nécessaire de les reporter au sein d’un cahier des charges. Ce cahier des charges ne doit pas forcement être une usine à gaz mais reprendre clairement les besoins et priorités souhaités afin de pouvoir les soumettre aux prestataires qui seront sollicités sur le projet.
Ce document servira de référence tout au long du processus de mise en place de la GED. A noter qu’il est davantage pertinent d’appuyer sur les aspects fonctionnels que techniques. En effet, les considérations techniques seront à prendre en compte un peu plus tard, lorsqu’il s’agira de choisir l’outil répondant au mieux aux besoins fonctionnels exprimés dans le cahier des charges.
Etape 3 : Comparaison des solutions et prise de décision
Vient ensuite le moment de comparer les solutions pour définir le prestataire le plus approprié, ainsi que les options les plus intéressantes à intégrer.
A ce stade, prenez le temps de bien consulter plusieurs prestataires et surtout de réaliser plusieurs démonstrations des solutions qui vous sont proposées. En effet, l’espace entre deux démonstration sera propice à la réflexion bien souvent utile sur ce genre de sujet.
Les étapes de la mise en place d'une GED
Etape 1 : Le déploiment de la GED au sein de l'entreprise
Pour déployer sa GED, la première étape, bien entendu, est de procéder à son installation et à son paramétrage. A ce stade, nous vous conseillons d’être accompagné par votre prestataire.
Mais ce n’est pas tout, d’autres actions sont à prendre en compte :
- L’indexation des documents existants : Il s’agit ici de rendre les documents disponibles au format numérique. Si certains documents n’existent qu’en version papier, il faudra alors les numériser (scanner) afin qu’ils puissent être traités par le logiciel de GED,
- Ecriture des procédures liées au système de GED (Circuit de validation documentaire, classement automatique selon les critères définis, etc.),
- Formation des utilisateurs au logiciel et aux procédures.
Classement organisé des documents
Les documents peuvent être classés selon divers critères : date, numéro de référence, nom du client, SIRET, etc… A savoir qu’il est possible de faire intervenir plusieurs critères simultanément puisque l’on peut classer un document simultanément dans plusieurs dossiers sans avoir à le copier-coller.
D’autre part, un document peut également être indexé : mots-clés, métadonnées, contenu. L’indexation doit être pensée pour répondre au mieux aux requêtes de recherche qui interviendront après mise en place de la gestion électronique de documents.
Le stockage des documents
Il faut considérer plusieurs éléments pour le choix de la solution de stockage des documents, notamment le nombre d’utilisateurs, l‘espace de stockage disponible et le nombre approximatif de documents traités.
Il ne faut pas oublier non plus de prendre en considération les politiques associées, telles que :
- Le support de stockage (selon ses performances et sa fiabilité),
- Les droits d’accès aux documents,
- La durée de stockage,
- La sauvegarde,
- Etc.
Partage et diffusion de documentation
Les documents enregistrés dans la GED sont disponibles à la demande de l’utilisateur, toutefois ils lui sont parfois envoyés de manière automatique. Ce genre de chaîne de Workflow est généralement programmé en amont par le prestataire, à votre demande.
Par exemple, si vous le souhaitez, WhySoft Group pourrait faire en sorte que toutes vos fiches d’incidents soient envoyées automatiquement par courrier électronique au responsable qualité.
CONCLUSION
Pour mettre en place ce changement majeur et configurer correctement votre logiciel de Gestion Electronique de Documents, nous vous conseillons de faire appel à un professionnel. Il peut s’agir de votre prestataire et de son service de formation. Ce dernier vous permettra d’optimiser au maximum la gestion des flux d’informations de votre entreprise.
A noter qu’il est tout à fait possible de lui demander de réaliser un diagnostic de l’état actuel de votre gestion documentaire (au sujet de la performance actuelle des collaborateurs vis-à-vis de l’outil informatique).
Par suite vous pourrez programmer une mise à niveau des utilisateurs si vous le jugez nécessaire.
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