La GED est-elle obligatoire pour les entreprises ?
Officiellement, s’équiper d’une GED n’est obligatoire pour aucune entreprise. Toutefois, cela représente la solution parfaite pour répondre à de nombreuses obligations légales concernant la gestion de documents : facturation électronique, signature dématérialisée, archivage sur le long terme, coffre-fort numérique, etc. Tant de processus rendus récemment obligatoires pour les entreprises, mais auxquels la GED garantit non seulement d’y répondre, mais aussi d’optimiser la rentabilité de l’entreprisse et l’efficacité des salariés.
Dans cet article, nous verrons ensemble les obligations légales auxquels la GED permet de répondre, conformément aux textes de lois.
Les obligations auxquelles la GED répond
L'archivage à valeur probante
Certaines GED permettent, au-delà du simple archivage de documents, de se conformer aux exigences de la norme NF Z 42-013 en possédant toutes les fonctionnalités indispensables à la préservation de la valeur probante des documents hébergés, garantissant ainsi :
- L’intégrité de l’enregistrement des données grâce à l’apposition d’un horodatage (date et heure), d’une signature électronique et d’une empreinte numérique (suite de caractères) sur le fichier lors de son versement. Ce dernier est ensuite scellé afin de préserver son authenticité en empêchant toute modification de sa forme et de son contenu après la date inscrite.
- La pérennité et la lisibilité des documents dans le temps grâce à de fréquents contrôles de leur état et de leur accès, aux back-up de sauvegarde et au cryptage des informations.
- La traçabilité des transactions réalisées (versement, consultation, migration, etc.), qui sont recensées dans des journaux horodatés, signés, chainés entre eux (blockchain) et conservés dans le SAE tout au long du cycle de vie du document.
- La réversibilité du SAE, permettant la restitution intacte des documents et des éléments de preuve associés (métadonnées, empreintes, journaux d’évènements), même lorsque la durée de conservation des archives se révèle plus longue que la durée de vie de cet outil. L’ensemble de son contenu doit pouvoir être extrait à tout moment grâce à des solutions de conversion des formats et de migration régulière des données sur de nouvelles technologies exploitables.
Ces fonctionnalités constituent les quatre piliers indispensables à la conservation de la valeur probante des documents numériques au fil du temps, condition indispensable à leur légitimité aux yeux de la loi.
La facturation électronique
La loi Macron : Entre 2017 et 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées.
En effet, la facturation électronique va s’imposer progressivement jusqu’à devenir obligatoire pour les entreprises entre 2024 et 2026. Même si elle n’est pas un passage incontournable, la GED est très utile dans le processus de dématérialisation des factures clients et fournisseurs car elle est compatible avec les ERP (ou progiciels de gestion intégrés) sur le Cloud ou en local. Des workflows spécifiques à la comptabilité pourront être paramétrés pour gérer ce nouveau flux documentaire (acquisition, validation, contrôle, traitements spécifiques des factures…). Or, la facture électronique porte avec elle des exigences qui modifient l’approche du cycle de facturation. En effet, une facture électronique qui arrive doit pouvoir être partagée et archivée avec une valeur probante. Une GED (Gestion Électronique des Documents) facilite et simplifie ces étapes de traitement significativement pour parfaire la dématérialisation totale du circuit de facturation.
La RGPD
RGDP : Stockage sécurisé des données personnelles de vos employés, clients et fournisseurs avec traçabilité des actions conformément à la réglementation en vigueur.
La sécurisation des données est un enjeu important pour les entreprises. Le RGPD, dont la mise en application a été réalisée le 25 mai 2018, vient appuyer les efforts nécessaires autour de la sécurisation des données à caractères personnel. Les entreprises se doivent de présenter des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité des données, notamment sur l’archivage de certains documents (contrats, documents RH..). Alliant sécurité et conformité légale, l’archivage de documents au sein d’une solution de GED est une réelle opportunité pour les entreprises.
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD. En effet, le RGPD impose de sécuriser l’hébergement des données personnelles, de permettre une recherche rapide et exhaustive des données en possession ou encore de disposer d’une procédure fiable de purge de documents.
Le reste du cadre juridique
Les lois relatives aux obligations auxquelles les GED peuvent répondre :
- La loi El Khomri : Au 1er janvier 2017, généralisation du bulletin de paie dématérialisé sauf si refus du salarié.
- L’eIDAS : Depuis le 1er juillet 2016, règlement européen commun sur l’identification et la signature électronique des transactions.
- La charte Marianne : Optimisation de la gestion du courrier dans les administrations Centralisation et traçabilité des courriers et mails reçus. Suivi des traitements des réponses.
- PES-V2 : Dématérialisation des pièces comptables et des justificatifs dans les administrations. Archivage et envoi sécurisés. Accès consultatif d’un prestataire externe.
Conclusion
En conclusion, bien que non obligatoire, il peut être très bénéfique pour une entreprise de s’équiper d’un logiciel de GED. Il est important de ne pas y voir une contrainte, mais bel et bien une réelle opportunité qui participera à votre croissance en vous procurant un gain certain de productivité.
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