Comment anticiper le passage à la facture électronique ?
Mise à jour du 03/08/2023 : Report de l’entrée en vigueur de la généralisation de la facturation électronique prévue en 2024 ! Plus d’informations : Communiqué de Presse de la DGFIP
La facture électronique constitue une obligation à partir du 1er juillet 2024. En effet, à partir de cette date, toutes les entreprises devront être capables de recevoir et de traiter des factures électroniques.
Pour répondre à cette obligation, deux choix seront possibles pour les entreprises : 1. Passer par une plateforme de dématérialisation Partenaire (PDP) 2. Passer en direct par le Portail Public de Facturation (PPF), portail qui sera mis à disposition à titre gratuit par l’administration.
Petit rappel du calendrier de la facturation électronique
C’est désormais bien arrêté, la facturation électronique obligatoire s’appliquera selon le calendrier suivant :
- 1er Juillet 2024 : Obligation d’accepter les factures électroniques (en réception donc), pour TOUTES les entreprises
- 1er Juillet 2024 : Obligation d’émettre les factures électroniques pour les Grandes Entreprises
- 1er Janvier 2025 : Obligation d’émettre les factures électroniques pour les ETI
- 1er Janvier 2026 : Obligation d’émettre les factures électroniques pour les TPE-PME
Facturation électronique : Quels changements pour votre entreprise ?
La facture électronique induit deux changements majeurs :
- Le format du document : la facture électronique n’est pas un simple PDF envoyé par mail. C’est un format particulier devant être lisible par une application de gestion spécialement paramétrée (le portail public de facturation ou PPF)
- Le circuit du document : la facture électronique passe à travers deux plateformes, l’une choisie par l’émetteur et l’autre par le récepteur. Ce sont ces plateformes qui contrôlent la conformité formelle des factures et les rejettent en cas de non-conformité. Ce sont elles aussi qui transmettent à l’État les données de TVA.
Facture électronique : rien ne sert d’attendre, il faut anticiper !
Une chose est sûre, il faudra pour les entreprises adapter leur organisation.
Par exemple, le premier des points à contrôler sera de vérifier que les factures émises par leur logiciel de gestion commerciale, ou leur ERP, soient conformes et que toutes les données nécessaires au bon traitement des données liées à ces outils soient à jour, principalement les données des fiches Clients et Fournisseurs.
Si les données ne sont pas correctement renseignées le risque est de voir la transmission des documents rejetée et la perte de temps et d’énergie associée pointer le bout de son nez : Clairement pas l’idéal quand on a l’occasion de se simplifier la vie !
Bien entendu, d’autres points sont à prendre en compte avant l’échéance fatidique, comme par exemple :
- Prendre connaissance des principes fondateurs de la facture électronique ainsi que du lexique associé ;
- Se rapprocher de son expert-comptable pour prendre des informations ;
- Distinguer les typologies de factures ;
- Mettre à jour ses fichiers Clients et Fournisseurs ;
- Choisir sa future plateforme partenaire ou un logiciel de facturation permettant l’envoi direct à la plateforme publique de facturation (PPF) ;
- Contacter son intégrateur en solution de gestion.
Facture électronique : des gains économiques et financiers à la clé
La digitalisation des factures doit être envisagée par toutes les entreprises comme une opportunité capable de générer des gains tangibles pour l’entreprise, d’un point de vue économique et financier. Concrètement, le passage d’une gestion manuelle des factures fournisseurs à une gestion digitale permet d’économiser 8 à 10 euros par facture.
En anticipant le passage à la facturation électronique, les PME s’assurent une transition en douceur et s’éviteront les tumultes bien connus du « juste à temps »…
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