🎥 Dans cet article, découvrez en vidéo comment gérer le pointage des temps de vos salariés en toute simplicité !
1. Ce que dit la loi sur le pointage des heures de travail
Une obligation pour tous les employeurs
En France, le droit du travail impose à tout employeur de mettre en place un décompte fiable des heures de travail de ses employés.
Cette obligation est précisée à l’article L.3171-2 du Code du travail :
« Lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l’employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés. Le comité social et économique peut consulter ces documents. »
Cela signifie que toute entreprise doit être en mesure de prouver :
• Les heures d’arrivée et de départ de chaque salarié,
• Les temps de pause,
• Les heures supplémentaires,
• Et, le cas échéant, les absences (congés, arrêts…).
Cette obligation s’applique même si vos salariés ne pointent pas à un horaire fixe.
Le travail en chantier, en horaires décalés ou modulés ne vous dispense pas du suivi.
En cas de contrôle ou de litige
Le pointage des heures de travail devient une preuve essentielle dans plusieurs cas :
• Contrôle de l’URSSAF ou de l’Inspection du travail,
• Contestation du nombre d’heures supplémentaires par un salarié,
• Litige sur un solde de tout compte ou un licenciement.
Si aucun système de suivi n’est en place, l’employeur est automatiquement en tort. La jurisprudence est claire : en l’absence de relevé fiable, les heures déclarées par le salarié sont présumées exactes.
Protéger l’entreprise et les salariés
Recueillir les temps de ses salariés ne sert pas uniquement à contrôler, c’est aussi un outil de protection pour l’employeur, et de reconnaissance pour le salarié.
Pour l’employeur :
• Éviter des requalifications d’heures,
• Justifier le respect des durées maximales (10h/j, 48h/semaine),
• Éviter des condamnations aux prud’hommes.
Pour le salarié :
• Prouver les heures réellement travaillées,
• Valoriser ses heures supplémentaires,
• Demander des régularisations sur une base fiable.
Le respect du RGPD : un impératif complémentaire
Un système de pointage traite des données à caractère personnel (identité, horaire, localisation éventuelle…). Il doit donc être conforme au Règlement Général sur la Protection des Données.
Cela implique :
• D’informer les salariés sur les finalités du pointage (contrôle des horaires, paie…),
• De limiter la collecte aux seules données nécessaires (pas de suivi intrusif),
• De sécuriser l’accès aux données (accès restreint aux RH, mot de passe, etc.),
• De prévoir une durée de conservation limitée (souvent 5 ans maximum pour la paie).
| Obligation | Détail | Sanction potentielle |
|---|---|---|
| Suivi des heures de travail | Obligatoire pour tous les salariés | Prud'hommes, redressement URSSAF |
| Tenue de documents | Doit être disponible à tout moment | Amende en cas d'absence lors d'un contrôle |
| Conformité RGPD | Système sécurisé, consentement implicite ou explicite | Signalement à la CNIL, sanctions administratives |
Et dans la réalité des PME du BTP ?
Dans le bâtiment, les réalités sont spécifiques :
• Les équipes sont souvent mobiles, sur plusieurs chantiers.
• Le pointage manuel (feuilles Excel ou papier) est peu fiable.
• Le risque de contentieux est élevé (heures supplémentaires, accidents, retards…).
C’est pourquoi un système numérique, simple et adapté, est indispensable. Avec WHY Mobile®, par exemple, le salarié pointe directement depuis le chantier sur son smartphone. Ses horaires sont centralisées et exploitables immédiatement, sans ressaisie ni perte d’information.
2. Quels systèmes de pointage existent aujourd’hui ?
Le pointage des heures de travail a beaucoup évolué ces dernières années. On est loin des simples feuilles de présence papier. Aujourd’hui, les entreprises peuvent choisir parmi plusieurs types de solutions, du plus basique au plus intégré.
Voici les systèmes disponibles, avec un focus sur les solutions proposées par WhySoft Group, pensées pour les réalités du BTP et de l’industrie.
Le pointage terrain sur smartphone
Pensée pour les salariés en déplacement, l’application WHY Mobile® est idéale pour les entreprises du BTP. Elle permet un décompte en temps réel, sans installation complexe. Contrairement à d’autres solutions du marché comme Skello, elle est entièrement intégrée à votre environnement ERP.
Fonctionnalités clés :
• Enregistrement des heures sur smartphone ou tablette par les employés,
• Déclaration de pauses, retards, anomalies,
• Liaison directe avec les bulletins de salaire,
• Outil multi-utilisateurs, idéal pour les chantiers,
• Pointage d’entrée/sortie en un clic,
• Gestion des pauses (repas, déplacement),
• Enregistrement des heures supplémentaires ou aléas,
• Saisie possible hors connexion (mode dégradé),
• Remontée des heures en temps réel dans l’ERP WHY Manager®,
• Possibilité d’ajouter un commentaire ou une photo (chantier, anomalie),
• Géolocalisation (optionnelle, activable par l’administrateur).
La pointeuse fixe
Fonctionnalités concrètes :
• Identification par mot de passe ou code personnel,
• Choix de l’affaire et de la tâche en cours,
• Horodatage à la seconde,
• Saisie simplifiée des pauses et absences,
• Affichage du cumul d’heures sur la semaine ou le mois,
• Synchronisation directe avec le planning et la gestion de paie,
• Visualisation de l’activité du jour en temps réel pour les superviseurs…
WHY Time® est la solution de pointage pensée pour les équipes fixes, notamment en atelier ou en production industrielle. Elle repose sur une dalle tactile fixée à l’entrée d’un service, d’une entreprise, ou à un poste de travail.
Avantages clés :
• Utilisable avec votre propre écran tactile, ou avec une dalle tactile Athesi® fournie par WhySoft Group®,
• Interface claire avec pictogrammes,
• Maintenance simplifiée (connexion réseau ou Wi-Fi),
• Lien automatique avec le suivi d’activité et de rentabilité.
Limites :
• Nécessite une installation sur un site fixe,
• Ne suit pas les déplacements,
• Pas de lien automatique avec la gestion de paie.
WHY Manager : un ERP avec module de pointage intégré
WHY Manager® est bien plus qu’un ERP. Il permet de connecter l’ensemble de vos processus métiers (devis, facturation, stock, paie, etc), et d’y intégrer le pointage.
Fonctionnalités pointage spécifiques :
• Visualisation en temps réel des heures saisies par salarié, équipe ou chantier,
• Analyse des écarts entre prévu et réalisé (rentabilité),
• Préparation automatique des bulletins de paie (grâce au module RH),
• Alertes sur les dépassements d’horaires ou les absences non justifiées,
• Tableau de bord RH : suivi par jour, semaine, mois,
• Historique des heures par collaborateur,
• Export vers expert-comptable,
• Compatibilité avec les règles internes de gestion du temps (forfait jours, annualisation…).
Exemple concret :
Un dirigeant de PME du BTP utilise WHY Manager® pour planifier ses chantiers. Chaque soir, il voit les heures réellement pointées par ses équipes grâce à WHY Mobile®. Le logiciel calcule automatiquement les écarts, les heures sup, et prépare les éléments pour la paie.
Tableau comparatif des 3 solutions de pointage des heures de travail
| Solution | Cible idéale | Support matériel | Fonctionnalités clés |
|---|---|---|---|
| WHY Mobile® | Chantier, équipes mobiles | Smartphone / tablette | Pointage en déplacement, photos, géolocalisation |
| WHY Time® | Atelier, site fixe | Dalle tactile | Suivi d'activité, cumul, synchronisation avec la paie |
| WHY Manager® | Gestion back-office | PC | Analyse, paie, rentabilité, tableaux de bord |
3. Comment choisir un système de pointage adapté à son entreprise ?
Le choix d’un système de pointage ne se résume pas à une question de budget. Il doit répondre aux spécificités de votre activité, s’adapter à votre mode d’organisation et surtout simplifier la vie de vos équipes. Voici les critères essentiels à considérer, illustrés par des cas concrets issus du terrain.
1. Identifier vos besoins réels
Chaque entreprise a ses particularités. Avant de comparer les solutions, prenez un moment pour répondre à ces questions :
• Votre équipe est-elle mobile ou sédentaire ?
Une équipe fixe (atelier, bureau) pourra se contenter d’une badgeuse. Pour une équipe terrain (chantier, intervention), une solution mobile s’impose.
• Combien de salariés devez-vous suivre ?
À 5 salariés, un système simple peut suffire. À 20 ou 50, vous aurez besoin de fonctions d’analyse, de rapports, de préparation paie…
2. Vérifier l’interopérabilité avec vos autres outils
Un bon système de pointage des heures de travail ne doit pas fonctionner en silo. Il doit être connecté à vos outils de :
• Gestion de la paie,
• Suivi de chantier,
• Planification,
• Facturation des heures.
Exemple concret :
Une entreprise d’électricité utilise WHY Mobile® pour le terrain. Les heures sont automatiquement récupérées dans WHY Manager®. Cela permet de facturer les heures passées sur chaque chantier, et de générer les bulletins de paie sans double saisie.
Cette interconnexion évite :
• Les ressaisies (sources d’erreurs),
• Les décalages entre la réalité du terrain et les chiffres transmis à la comptabilité,
• Les pertes d’informations entre services.
3. Choisir une solution intuitive et adaptée à vos équipes
Le meilleur logiciel du monde est inutile si personne ne l’utilise. Pour assurer une adoption rapide :
• Privilégiez une interface simple et intuitive,
• Proposez une solution en français, pensée pour votre secteur d’activité,
• Offrez une formation rapide (1h suffit avec WHY Mobile® ou WHY Time®).
Les produits WHY® ont été conçus pour être utilisés par des salariés non technophiles, avec des écrans clairs, des icônes, des boutons grands formats.
WHY Time®, par exemple, est utilisé en atelier par des opérateurs sans adresse email ni poste informatique personnel.
4. Vérifier la conformité et la sécurité des données
Un outil de pointage des heures de travail doit impérativement :
• Respecter le RGPD (gestion des données personnelles),
• Être hébergé en France,
• Permettre une traçabilité des actions (qui a pointé? à quelle heure?…),
• Offrir un accès sécurisé (mot de passe, identifiant, badge…).
Les solutions WHY® sont On Premise. Concrètement, cela signifie que les entreprises sont propriétaires de leurs données, et non locataires comme en mode SaaS. Cela garantit une maîtrise totale et une durabilité de l’investissement.
5. Prévoir l’évolution future de l’entreprise
Vous êtes peut-être 6 aujourd’hui, mais 15 demain.
Le système choisi doit pouvoir :
• Ajouter facilement de nouveaux utilisateurs,
• S’adapter à de nouveaux sites (nouveaux chantiers, nouveaux dépôts),
• S’intégrer à d’autres modules (planning, stock, facturation, GED…).
Pour les PME du BTP, le combo idéal est souvent WHY Mobile® + WHY Manager®.
Pourquoi ? Parce que cela vous permet de gérer vos équipes terrain en mobilité, tout en pilotant la paie et la rentabilité depuis votre bureau. Et le tout sans doublon ni erreur de saisie.
FAQ | Pointage des heures de travail
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