Nouvelle version V22 V22 V22 V22 V22
La version 22 ou V22 de la gamme WHY est désormais disponible, avec son lot de nouveautés et d'améliorations.
Avec cette version, nous avons souhaité consolider la base de WHY. Dans ce sens, la V22 bénéficie de plus de 150 correctifs et optimisations divers, et donne naissance à un "Robot de contrôle autonome" qui aura pour mission de contrôler de façon journalière la pertinence du traitement des informations saisies dans WHY.
Le processus de mise à jour de nos logiciels a également été repensé pour être drastiquement simplifié à l'avenir.
Pour arriver à ce résultat, la migration vers la version 22 nécessitera un accès par nos services sur votre poste "Serveur" ainsi que sur chaque poste utilisateur équipé d'une licence WHY.
Pour les prochaines versions, un simple code transmis par email vous permettra de mettre à jour WHY en toute simplicité.
Cela signifie également que cette migration sera plus longue qu'à l'accoutumé, et qu'elle devra être réalisée sur le temps long par nos équipes. Vous serez contactés très prochainement afin que nous puissions définir ensemble un créneau de mise à jour.
Nous vous souhaitons une bonne utilisation de cette nouvelle version !
Nouveau mode de mise à jour
L’ensemble des logiciels de la gamme dispose, à compter de la version 22, d’une nouvelle procédure d’installation et de mise à jour.
L’objectif premier étant de simplifier les mises à jour des versions futures.
Le processus sera le suivant pour les applications WHY Efficience et WHY Manager :
- Dès qu’une mise à jour sera disponible (Commerciale ou intermédiaire), WhySoft Group vous transmettra un code par email,
- Vous renseignerez ce code dans WHY Serveur,
- WHY Serveur se chargera de télécharger automatiquement les versions de WHY et WHY Serveur,
- Une fois téléchargés, vous aurez la possibilité de déconnecter les utilisateurs depuis WHY Serveur pour lancer la mise à jour,
- Une fois la mise à jour installée, les utilisateurs pourront relancer WHY, l’installation se fera automatiquement sans qu’aucune manipulation particulière ne soit demandée.
Une nouvelle arborescence remplace l’ancienne au niveau du gestionnaire de fichier depuis le poste serveur :
- C://Programmes/WhySoft Group/
- WHY
- WHY Configuration
- EPM
- Etats et requêtes
- Fichiers d’installation WHY
- WHY Serveur
- WHY Time
- WHY Mobile
- WHY Stock Mobility
Mise à jour des applications mobiles
Un nouveau menu disponible directement dans WHY vous permet de scanner un QR-Code afin de mettre à jour vos applications mobiles dans la même version que WHY.
Ceci est valable pour les applications WHY Mobile et WHY Stock Mobility.
Robot autonome de CONTROLE
Dans la V22, l’applicatif WHY Serveur intègre un robot autonome de contrôle et de traitement de l’information.
Le déploiement au sein de WHY Serveur d’un robot de surveillance représente une évolution majeure dans la gestion de la maintenance des progiciels WHY. Il permet d’atteindre un niveau de pertinence de l’information inégalé jusqu’alors.
Comment fonctionne le robot ?
Le robot réalise, de manière journalière, une série de contrôles ciblés dans le but de localiser et corriger de potentielles erreurs pouvant intervenir lors de l’utilisation de WHY.
Les dysfonctionnements scrutés peuvent avoir des causes multiples :
- Bugs provenant d’anciennes versions,
- Manipulations « anormales » mais permises à un instant T par le logiciel,
- Suppressions anormales,
- Reprises de saisie par un utilisateur,
- Plantages pendant un enregistrement de données (coupures de courant, déconnexion réseau, …)
Quels traitements réalise-il ?
La plupart des erreurs repérées par le robot seront corrigées automatiquement :
- Recalcul de valeurs (somme des temps passés sur une ligne de lancement par exemple),
- Lignes sans type de ligne ni rubrique,
- Biblio MO qui ont des temps saisis mais qui ont été supprimées,
- Détection et correction de lignes non prévues en lancement qui ne viennent ni de commande d’achats, ni de facture fournisseurs
D’autres anomalies nécessiteront une intervention de WhySoft Group, intervention qui sera guidée par les indications remontées par le robot.
Le robot peut générer un rapport d’erreur détaillé qui sera transmis directement à WhySoft Group (sous réserve d’acceptation préalable).
Tableau de bord :
STATUT DE LA SAUVEGARDE
Lorsqu’une sauvegarde de la base de données ne s’est pas bien déroulée, mettant alors en péril la récupération de vos données en cas d’anomalie diverse, vous en êtes informé dès l’ouverture de WHY grâce à une nouvelle tuile explicite visible depuis le tableau de bord principal.
Pensez à activer cette tuile depuis le menu « Autorisations ».
Tableau de bord :
TRAITEMENTS WHY SERVEUR
La vignette « WS – Traitement » vous permet de visualiser, directement depuis le tableau de bord principal, les traitements en cours dans WHY Serveur et ainsi détecter rapidement de potentielles anomalies.
Pensez à activer cette tuile depuis le menu « Autorisations ».
Dépendances :
Ajout des références de documents
Pour une meilleur lecture des documents présents dans l’outil de navigation « Dépendances », la référence de chaque document a été ajoutée entre parenthèses derrière le Tiers du document correspondant.
MEMORISATION DES INFORMATIONS GRAPHIQUES et filtres
La persistance des données (Mémorisation des colonnes, tris, filtres, …) est désormais gérée directement par WHY et non plus externalisée dans un fichier.
Jusqu’alors WHY se basait sur un fichier tiers, le « Param.Xml » pour garder en mémoire les configurations personnalisées de l’utilisateur.
Avec la Version 22, ce fonctionnement est révolu puisque WHY intègre désormais en natif la persistance des données.
Pour cela, il vous suffit de personnaliser votre écran et de réaliser la combinaison « Ctrl+W » pour que WHY enregistre votre configuration !
cOULEURS DE FONDS PERSONNALISABLES POUR VOS FENETRES ET COLONNES
En version 22, l’utilisateur final a la possibilité de définir des couleurs de fonds pour les fenêtres et les colonnes des tables.
Celles-ci sont mémorisées grâce à la nouvelle gestion des données persistantes (Ctrl+W).
Cette fonction est pratique, notamment pour vous repérer rapidement dans les différents modules du logiciel, ou encore pour faire ressortir les colonnes que vous considérez comme « Clés ».
PERMUTATION CMP / MAT / STT / DIVERS
Nombreux sont les utilisateurs qui souhaitent, pour différentes raisons, réorganiser leur base de données articles.
La version V22 leur facilite la vie en permettant notamment de basculer un article de type MAT vers un Type CMP et vice-versa.
Ainsi vous pouvez réorganiser vos rubriques et gagner en cohérence notamment dans le classement WHY Shopping.
Réglement d'une facture depuis la liste
Pour vous faire gagner du temps en saisie de règlement, la V22 intégre un nouveau bouton accessible depuis la liste des factures Clients vous permettant de renseigner rapidement un règlement Client sans pour autant rentrer dans la facture.
acces rapide depuis arborescence
Exploitable depuis l’Affaire, le Bon de livraison, la Facture, accédez directement au(x) document(s) associé(s) à votre document en cours en cliquant sur son numéro au niveau de l’arborescence en haut à gauche.
En survol, vous disposez également de l’information sur la référence Client.
REMISE SUR LIGNES d'OUVRAGES
Avant la V22, pour imputer une remise à un ouvrage, il vous fallait appliquer votre remise sur chaque ligne qui le composait…
A compter de la version 22, vous avez la possibilité de renseigner une remise directement au niveau de la ligne d’ouvrage.
AMELIORATION IMPRESSION CODES-BARRES ARTICLES
Dans la liste des articles, il est maintenant possible de choisir entre 2 types d’éditions pour les codes-barres :
- Etiquette « Fil de l’eau » (Impression étiquettes thermiques continues)
- Etiquette sur planche d’étiquettes (type Avery). Par défaut le modèle défini est : AVERY L4776
Il est également possible de définir si l’on souhaite une impression directe ou non ainsi que le choix de l’imprimante (mémorisé pour un utilisateur sur un poste donné)
Pour les planches d’étiquettes, il est possible de définir la première étiquette à imprimer afin de permettre l’impression sur des planches déjà entamées (le numéro s’obtient de gauche à droite puis de bas en haut)
Les deux formats d’éditions sont modifiables et le bouton gère le multi-états.
Les éditions modifiées devront être dans le répertoire des listes d’états (indépendant de l’entreprise/agence/service).
cloture des lancements en multi selection
Il est désormais possible, depuis la liste des lancements, de solder et/ou réactiver des lancements en masse.
Avant de lancer la clôture, vous pouvez présélectionner les lancements désirés en utilisant la souris + la touche « Maj » ou « Ctrl » selon la méthodologie Windows.
ZONE RUBRIQUE NON INTRUSIVE
Dans la version V22 l’entrée et la sortie dans la zone Rubrique n’est plus intrusive.
En cas d’erreur, vous n’êtes plus obligé de renseigner obligatoirement une rubrique pour pouvoir sortir de la zone.
AVOIR DE FACTURE d'ACOMPTE
Il est maintenant possible de faire des avoirs sur une facture d’acompte (Hors facture de situation d’avancement). Le bouton « + Avoir » est maintenant visible depuis une facture d’acompte.
Au niveau de la reprise d’acompte : comme la reprise d’acompte sur une facture peut venir de plusieurs documents (ex : facture acompte de 1000€ et avoir d’acompte de 500€) on a maintenant plusieurs lignes possibles de reprise d’acompte sur une facture.
Un contrôle des montants saisis de reprise d’acompte en fonction des nouveaux cas de figure possibles a été mis en place.
Format texte facture d'acompte
Le format du texte des factures d’acompte a été amélioré de façon à accepter également la provenance du devis plutôt que la provenance de l’Affaire.
Références techniques multi documents
La référence technique suit désormais la chaine complète Devis > Affaire > Lancement > Commande d’achats > Bon de réception > Facture & Avoir fournisseur.
AMELIORATION DE LA RECHERCHE FULL TEXT
Modifications importantes concernant la zone d’ajout rapide FULL TEXT :
- Les requêtes sont plus ciblées et permettent une recherche plus rapide et directe (dans certains cas on proposait la liste maintenant on trouve tout de suite la référence sans forcément passer par la fenêtre de choix),
- Les résultats sont maintenant classés par pertinence décroissante,
- L’index FULL TEXT inclut maintenant les mots de 2 caractères, il est donc possible de trouver des correspondances aux mots comme GH / PL / mm / 18 / etc…).
N° DE POSTE ET RéFS TECHNIQUES VISIBLES Depuis L'arborescence
Pour faciliter la navigation, les numéros de poste et Références techniques renseignés dans le corps d’un devis ou d’une affaire sont désormais rendus visibles dans la zone « arborescence » du document.
FILTRE SUR INTITULE EN FACTURES FOURNISSEURS
Depuis la liste des factures fournisseurs il est maintenant possible de réaliser une recherche sur l’intitulé de la facture.
Bons De Livraison (BL) Valorisés
Au-delà de la simple valorisation, la fiche Bon de Livraison (BL) embarque désormais l’ensemble du moteur de calcul de l’affaire. Il est donc possible d’intégrer à un bon de livraison des sous-totaux, des Eco participations, des taux de TVA, etc.
Cette nouvelle fonction permet donc également un nouveau mode de facturation … depuis le Bon de livraison (BL).
Facturation d'un Bon de livraison (BL)
Facturation simple ou multi BL
En version V22, un nouveau mode permet de réaliser des factures depuis un Bon de livraison.
Vous pouvez facturer un bon de livraison individuellement ou regrouper plusieurs bons de livraison sur une facture.
- Dans un bon de livraison, un nouveau bouton « +F » vous permet de réaliser une facture associée.
- Dans une facture Client, WHY Shopping accueille un nouvel onglet « Facturation BL » qui permet de glisser/déposer un ou plusieurs Bons de livraison. Il vous est possible de paramétrer des lignes séparatrices , de titre et/ou de sous totaux, permettant de délimiter dans la facture les différents Bon de livraison (BL) insérés. Ces lignes séparatrices peuvent avoir des styles définis (Couleurs de police et de fonds, Gras, …) afin de simplifier la lecture, à la fois pour l’utilisateur de WHY (style de fiche) et pour le destinataire de la facture (style d’édition).
hISTORIQUE D'UNE LIGNE DE FACTURE
Nouveauté non négligeable de la version V22 : Vous pouvez désormais, en sélectionnant une ligne de facture, consulter son historique via un onglet dédié.
Vous pouvez alors consulter :
- L’historique des situations précédentes, en pourcentage et en montant,
- Le pourcentage d’avancement cumulé,
- Les dates de factures antérieures.
SOUS-TOTAUX en BL & FACTURE
Les sous-totaux, jusqu’alors uniquement disponibles en devis sont désormais disponibles en Bons de livraison (BL) et en Facture Client.
visibilité du reste à recevoir
Dans une fiche de Règlement Client, depuis WhyShopping, le « Reste à recevoir » a été mis en évidence (Surbrillance verte) afin d’être plus visible.
Tableau de bord
RETENUES DE GARANTIE A PERCEVOIR
Depuis la version précédente (v17), WHY vous permettait de gérer les retenues de garantie mais leurs dates de relance n’étaient pas mises en évidence.
C’est désormais chose faite avec la V22 qui intègre une vignette de suivi au niveau du tableau de bord principal.
Vous distinguez depuis cette vignette les retenues de garantie en retard, ainsi que celles à percevoir sous 1 semaine, 1 mois et au-delà.
Vous visualisez également les retenues de garantie sans échéance, à reprendre depuis les factures clients concernées.
Comme pour les autres vignettes, un simple clic vous permet d’accéder à l’information.
Configurateur EPM DE TYPE TEXTE
La version 22 vous permet d’utiliser les configurateurs EPM comme générateur de « texte ». Une simple coche dans l’EPM vous permet de le définir en tant qu’EPM TEXTE.
Ainsi, si WHY détecte que votre EPM n’a pas de prix défini, alors il n’affichera pas à l’édition les zones « Quantité » et « Unité » pour ne laisser visible que la désignation.
CONVERSION MASSIVE de devis "en cours" en "perdus"
Cette fonction vous permet de basculer rapidement, un ensemble de devis préalablement sélectionnés (multi sélection), du statut « En cours » au statut « perdu ».
En procédant de la sorte, la version V22 vous permet de pouvoir exploiter pleinement la vignette de tableau de bord Devis à relancer en indiquant très rapidement les devis considérés comme perdus.
GESTION DES Déchets :
Configurateur natif
Depuis le 1er juillet 2021, les devis relatifs à la réalisation de travaux de construction, rénovation et démolition de bâtiments doivent faire figurer des informations relatives à la gestion des déchets
Les modalités d’enlèvement des déchets, ainsi que les coûts associés, et les installations dans lesquelles ils seront collectés constituent un ensemble d’informations devant obligatoirement être portées à la connaissance du consommateur au stade de l’information précontractuelle : Le devis.
Le décret n°2020-1817 stipule ainsi que les devis relatifs aux travaux doivent inclure, depuis le 01 Juillet 2021, les 4 informations suivantes :
- Une estimation de la quantité de déchets générée durant le chantier ;
- Les modalités de gestion et d’enlèvement des déchets générés durant le chantier devant ainsi souligner l’effort de tri réalisé sur le chantier et la nature des déchets pour lesquels une collecte séparée est prévue ;
- Le ou les points de collecte où l’entreprise de travaux prévoit de déposer les déchets issus du chantier, point de collecte identifiés par leur raison sociale, leur adresse et le type d’installation ;
- Une estimation des coûts de gestion et d’enlèvement des déchets.
La version V22 intègre en natif un configurateur de chiffrage vous permettant d’intégrer rapidement l’ensemble de ces informations à vos devis.
Son utilisation peut être rendu obligatoire par paramétrage et un nouvelle icône permet d’y accéder rapidement.
Aussi vous pouvez personnaliser le configurateur (Tarifs par type de matériaux, liste des centres de valorisation, Valeurs par défaut…) pour cela référez-vous au tutoriel de mise en œuvre ci joint.
Le configurateur vous donne le choix de valoriser ou non le traitement des déchets dans votre devis.
Il vous permet également d’indiquer que la gestion des déchets et à la charge d’un tiers, notamment si vous intervenez en sous-traitance.
mentions "bon pour accord" et délai des travaux
La version 22 intègre deux nouvelles zones en pied de page de devis, zones rendues obligatoires par le législateur pour les entreprises du bâtiment.
1. La date de « début des travaux estimée » ainsi que la « durée estimée de réalisation » (Zones visibles uniquement si renseignées dans WHY)
2. Une nouvelle zone « Bon pour accord » fait son apparition. Celle-ci peut être personnalisée dans les paramétrages de WHY. La mention légale « Devis reçu avant exécution des travaux » peut donc être renseignée.
édition analytique
Bilan d'affaire synthétique
Plusieurs versions de bilan d’Affaire font leurs apparitions dans le version 22.
Editable depuis la liste des Affaires, on retrouve :
- Analyse globale d’Affaire (Dépenses prévues / réelles)
- Temps passés par mois (Main d’œuvre)
- Consommations mensuelles (Matières / Composants)
- Graphique Prévu / Réel
édition analytique
AFFAIRE : Temps passés par COLLABORATEUR
La nouvelle édition des temps passés par collaborateur est accessible depuis la liste des Affaires.
Elle vous permet d’éditer le détail des temps passés sur une Affaire, collaborateur par collaborateur, avec un récapitulatif global.
Vous retrouvez également sur fond grisé la tâche associée à chaque Ressource.
édition analytique
LANCEMENT : ANALYSE MAIN OEUVRE
Cette nouvelle édition disponible depuis la liste des lancements vous permet d’analyser les temps passés selon 4 axes :
- Ressources
- Rubriques
- Opérations
- Collaborateurs
édition analytique
AFFAIRE : Bon de travaux
Editable depuis la liste des Affaires, le bon de travaux reprend l’arborescence du devis en indiquant pour chaque ouvrage le temps imparti à sa réalisation.
On retrouve également en entête les coordonnées du Client ainsi que les informations du contact en charge du dossier en interne (Commercial / Chargé d’Affaire)
Deux versions sont disponibles :
- Avec édition du Texte Client
- Avec édition de la Désignation
TRANSFERT EN COMPTA COMPLéMENTS
Le transfert en comptabilité évolue.
Des comptes spécifiques peuvent désormais être paramétrés pour :
- Avance & Acompte
- Ecoparticipation
- Escompte
- Frais de port
- Taxe parafiscale
- Prime CEE
- Retenue de garantie
10 nouveautés pour les ordres de fabrication (OF)
Plusieurs adaptations ont été apportées aux OF :
- La « Qté Lancée » et la « Qté Fabriquée » sont mises en évidence (police et taille plus grande car il s’agit de 2 données importantes dans un OF)
- Bouton de Zoom des déclarations de Qté fabriquées de l’OF => Nouvelle charte graphique et 1 seul clic nécessaire pour zoomer
- Un nouveau bouton a côté de la « Réf fabriquée » permet d’ouvrir directement la bibliothèque associée
- Un nouveau bouton à côté de la « Qté lancée » permet d’ouvrir l’écran de stock de cette référence
- La zone « Réf client » (cas d’un LCT) est renommée en « Réf OF » dans le cas d’un OF (la réf client n’avait aucune signification dans le cas d’un OF)
- Nouvelle charte graphique pour la fenêtre de zoom des saisies de qté fabriquées
- Il était possible de modifier la Qté fabriquée mais le détail du besoin de l’OF n’était pas recalculé, il n’est désormais plus possible de modifier la Qté Lancée une fois l’OF créé
- Les boutons de zoom Qté fabriqué, Stock, Biblio, et Qté lancées sont visibles et actifs même lorsque le lancement est déclaré « terminé »
- Les Qté Lancées et les Qté Fabriquées pour des OF sont très souvent des Entiers, le masque a été adapté pour n’afficher QUE les décimales significatives
- Dans le cas d’un OF l’onglet autres tiers n’est plus visible car il n’a aucune signification
inventorier une seule référence
Il est maintenant possible d’inventorier une seule référence pour un besoin de correction par exemple ou pour réaliser un inventaire ponctuel.
PRIORISATION règles & tarifs de vente
Il est possible en V22 de définir une priorisation des règle de tarif de vente .
Par défaut, actuellement la priorité est la suivante : [CLT] ; [FAM_CLT] ; [ART] ; [FAM_PROD] ; [SSFAM_PROD] ; [TYPE_LIGNE] ; [RUB]
Dans certains cas les exceptions pouvaient poser problème. Par exemple si une entreprise avait une règle par « Famille client » de 10% de remise + par « Client » de 5% mais également une « contre règle » pour une rubrique spécifique, par exemple les déplacements à 0%.
En version V22 ce genre de cas de figure sera gérable, en précisant par exemple le paramétrage suivant : [RUB];[TYPE_LIGNE];[CLT];[FAM_CLT].
Réintégration de variante en devis
Il est maintenant possible de réintégrer une variante en devis
- Onglet variante + clic droit + « réintégrer une variante ».
Cette fonction transforme une variante en ligne « classique » à la fin du devis (ligne manuelle ou ouvrage)
Attention : Aucun lien n’existe plus entre la ligne de base et la variante réintégrée.
Export Excel avec mise en forme conservée
La mise en forme des tables est conservée lors du clic droit + export vers Excel.
La mise en forme des entêtes de colonnes est celle définie sur WHY (fond gris et police blanche)
Attention : Pour les zones enrichies seul le texte brut est exporté (sans saut de ligne/sans enrichissement)
AMELIORATIONS OUVRAGES (EM) ET CONFIGURATEURS (EPM)
Il est maintenant possible de récupérer, depuis WHY Shopping, une ou plusieurs lignes d’articles présente(s) dans d’autre(s) ouvrage(s) tiers.
Attention : Après avoir effectué le glissement il faut « Tout recalculer » via le bouton dédié et vérifier les lignes car elles peuvent avoir des formules qui font appel à des variables ou paramètres inexistants.
Affaire de type "Négoce"
WHY gère désormais les affaires typées Négoce.
Pourquoi ?
L’affaire typée Négoce a vocation à proposer un mode d’Affaire dédié aux utilisateurs de WHY disposant d’une activité Négoce.
Principe :
Dans une Affaire typée Négoce, l’onglet lancement n’est plus visible et WHY ne propose plus la création du lancement en sortie d’affaire.
Au niveau de l’onglet « Suivi » d’une affaire typée Négoce il est désormais possible de réaliser un bon de sortie de Stock directement sur Affaire.
Why Shopping :
Depuis un lancement, les affaires négoces ne sont pas proposées.
Why Stock Mobility :
Why Stock Mobility gère maintenant les sorties de stock pour les lancements et les Affaires typées Négoce.
Mouvements de stock :
la colonne « Lancement » est nommée différemment en fonction des cas de figures:
- Si les paramètres indiquent que l’on ne gère que le type chantier => « Lancement »
- Si les paramètres indiquent qu’on ne gère que le type négoce => « Affaire »
- Si les paramètres indiquent qu’on gère le type chantier ET le type négoce => « Document »
Au niveau d’un bon de sortie ou d’un bon de retour de stock, le choix est désormais possible entre une imputation sur un lancement ou sur une Affaire négoce
Si un mouvement de stock d’une ligne non prévue initialement en Affaire est réalisée, alors WHY va considérer que celle-ci est « prévue » (Quantité imputée = Quantité commandée). Il intégrera notamment à la ligne les notions de valorisation , reprise des poids, désignation, styles, prix, marges, Coeff FG et règles de remise et écopart.
Dans le cas des Affaires Négoces, WHY positionne les lignes en « A LIVRER » si la quantité réelle est supérieure à la quantité livrée et donc l’Affaire en « A LIVRER » si au moins une ligne reste à livrer.
Dans la version V22 seuls les mouvements de stock sont pris en charge dans ce type d'Affaire.
Nouvelles colonnes en suivi d'Affaire
4 nouvelles colonnes ont été ajoutées à l’onglet Suivi de facturation / BL / Règlement de l’Affaire :
- Type (% ou Quantité)
- N° de situation (1,2,3,…)
- Livré HT
- Livré TTC
Information si quantité négative
WHY vous informe s’il détecte au moins une ligne avec un montant négatif dans le document.
Valable en :
- Bon de livraison Clients
- Facture/avoir Clients
- Facture/avoir Fournisseurs