Facture de situation de travaux : vous allez tout savoir !
Dans le secteur du bâtiment (BTP), un grand nombre d’entreprises utilisent une méthode de facturation communément appelée facture de situation ou situation d’avancement de travaux ou encore facture d’avancement.
Cette méthode de facturation dans le bâtiment consiste pour une entreprise à facturer son Client, en plusieurs fois (le plus généralement de manière mensuelle), en prenant en compte l’avancement « réel » du chantier. Ainsi l’entreprise facture des situations de travaux renseignées soit pourcentage, soit en montant d’avancement.
Cet article aborde le principe, le fonctionnement et la méthodologie des factures de situation de travaux et vous propose des exemples concrets… Bonne lecture.
Qu’est-ce qu'une facture de situation de travaux ?
Définition d’une facture de situation de travaux
Une facture de situation de travaux est un document couramment utilisé par les artisans et les entreprises du bâtiment. Le principe de ce système est de transmettre la facturation d’un chantier dans le temps en émettant des factures intermédiaires tout au long de son déroulement
Les délais pour l’envoi des factures de situation de travaux peuvent être programmés mensuellement ou à des dates prédéterminées dans le contrat de construction. Les factures de situation sont calculées par rapport au pourcentage global d’achèvement « réel » des travaux, ou de la prestation dispensée.
A la remise finale des travaux, une facture de solde sera émise indiquant le restant à payer, déduit des factures d’avancement publiées en cours de travaux. On appelle ce document le DGD pour décompte général définitif.
Facture de situation de travaux : Globale ou Détaillée ?
La facturation d’avancement, aussi appelée facturation intermédiaire, doit correspondre à l’état d’avancement réel du chantier, et ce, depuis l’entame des travaux ou depuis la dernière facture de situation.
Par exemple, dans le cadre d’un projet de menuiseries extérieures pour un appel d’offre, l’entreprise devra quantifié le nombre de châssis posé et le faire correspondre à un pourcente (ou montant) réel. Ainsi en façe de chaque poste on pourra retrouver le montant de facturation : 10%, 50%, 70%…
On retrouve généralement sur une facture de situation de travaux, poste par poste, le pourcentage précédemment facturé (ou le pourcentage cumulé).
Dans le cadre de certain contrat, une situation globale peut être acceptée par le donneur d’ordre. Reprenant, non plus poste par poste, mais par phase générale la situation d’avancement.
Par exemple : Menuiseries Bâtiment 1 – R+2 : 20% / Bâtiment 1 – R+3 : 20%, etc…
Facture de situation de travaux VS acompte
Dans la construction, il y a souvent une distinction entre les factures de situations de travaux et les acomptes provisionnels.
Alors que les factures situationnelles sont transmises en cours de travaux, les acomptes sont des « avances » qui interviennent en amont de l’exécution des travaux. L’acompte est le plus souvent demandé à la signature du devis, ou juste avant le début du chantier, parfois même dans les deux cas.
Même si la plupart des entreprises distinguent la facture de situation de travaux et l’acompte, d’un point de vue juridique il est important de noter que la facture de situation de travaux est considéré juridiquement comme un acompte et non comme une facture. Seule la facture finale publiée à la fin du chantier sera considérée comme légale.
Facture de situation de travaux et affacturage
Pour éviter les retards de paiement des clients et les problèmes de trésorerie qui en découlent, de nombreux professionnels du BTP font appel à une société d’affacturage pour financer le règlement de problèmes financiers.
Le principe est simple : la société d’affacturage règle directement la note de l’artisan et se fait ensuite rembourser par le client. Il s’agit d’une pratique particulièrement courante dans les marchés publics.
A quoi sert une facture de situation de travaux ?
Bien que ce système de facturation ne soit pas obligatoire, il reste très populaire auprès de nombreux professionnels de la construction qui y voient un moyen d’assurer la pérennité de leur entreprise.
Il permet de générer de la trésorerie régulière sur un projet à long terme sans avoir à attendre la fin des travaux, mais aussi de mieux jauger l’avancement des travaux.
Certains travaux peuvent en effet durer de longs mois. Il était alors nécessaire pour l’entreprise d’étaler les paiements dans le temps au lieu d’émettre une facture à la livraison.
La facturation au fur et à mesure des travaux plutôt qu’à la fin du chantier vous permettra de financer les salaires de la main-d’œuvre, l’achat de fournitures et d’équipements, les frais de déplacement et tous les frais annexes.
Plus généralement, les factures progressives permettent de mieux gérer un chantier en quantifiant précisément sa réalisation dans le temps. Ce système permet à l’entreprise d’avoir une vue d’ensemble de l’avancement des travaux et de s’assurer qu’elle respecte bien les délais communiqués au client.
Comment réaliser une facture de situation de travaux ?
Les factures de situation de travaux peuvent être émises à l’aide d’un logiciel de facturation qui permet cette méthodologie, c’est le cas notamment des logiciels de la gamme WHY (voir vidéo ci-après) et dans tout les cas, par le biais d’un logiciel certifié.
Comme toute facture, une facture situationnelle doit répondre à certaines normes.
Obligations de la facture de situation de travaux
Les situations de travail doivent suivre les règles de la facturation classique, en particulier pour les détails requis. Cependant, il comporte certaines spécificités concernant la numérotation et la progression des travaux.
Les factures de situation doivent donc comporter :
- Les numéros du devis correspondant à la situation (ex. facture n°x – situation de travail n°x sur devis n°x) ;
- La désignation des marchés ou marchés ;
- Les niveaux de progression de contrat et l’ensemble du site ;
- Le niveau de progression à l’échéance finale (0 si c’est le premier) ;
- La raison sociale, numéro de SIRET et coordonnées du prestataire ;
- Les coordonnées du client (nom, prénom ou raison sociale, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
- La description détaillée des travaux ;
- Les unités monétaires HT et TTC ;
- Le montant total HT et TTC.
- La TVA
- Les mentions légales
- L’échéance du paiement
Facture de clôture
La facture de clôture est émise lorsque le travail est terminé et remis. Cette facture finale doit comporter, en plus de toutes les informations réglementaires, l’historique des factures de situations qui ont été éditées et transmises au client pendant la durée du chantier. Il s’agit d’un document appelé Décompte Général Définitif ou DGD.
Vidéo : Facture d'avancement avec le logiciel WHY
Dans cette vidéo, visualisez comment réaliser en 2 minutes une facture de situation de travaux avec les logiciels WHY Efficience® et WHY Manager®.
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